Бараа бүртгэл

1. Зориулалт 

Бараа бүртгэл нь NEXT ERP-ийн бусад процессуудын суурь мастер дата юм. Барааны код, нэр, баркод, ангилал, үндсэн хэмжих нэгж зэрэг үндсэн мэдээлэл зөв бүртгэгдснээр барааны орлого, зарлага, хөдөлгөөн, борлуулалт, худалдан авалт, өртөг болон тайлангийн мэдээлэл зөв холбогдоно.

2. Жагсаалт руу нэвтрэх 

Та зүүн талд байрлах цэсээс ийм дарааллаар орно:

1.  NEXT ERP системд нэвтэрнэ.

2. "Бараа материал" модулийг сонгоно.

3. Дэд цэснээс "Бараа"-г сонгоно

4. Дэлгэц дээр барааны жагсаалт нээгдэнэ.

Уг жагсаалтад барааны дугаар, зураг, барааны код, барааны нэр, баркод, англи нэр, төрөл, төлөв, үндсэн хэмжих нэгж, категори, дэд категори, барааны эргэлт зэрэг мэдээлэл танд харагдана

3. Бараа хайх, шүүх, харагдац сонгох

Барааны жагсаалтын зүүн дээд хэсэгт хайлт болон шүүлтүүрийн талбарууд байрлана. 

Шүүлтүүр	Зориулалт	Жишээ
Барааны дугаар	Системийн барааны дугаараар хайх	1001
Барааны нэр	Барааны нэрээр хайх	Сэнгүр
Баркод	Баркодоор хайх	100101
Категори	Үндсэн ангиллаар шүүх	Хангамжийн материал
Дэд категори	Дэд ангиллаар шүүх	Цэвэрлэгээний материал
Төлөв	Идэвхтэй/идэвхгүй барааг шүүх	Идэвхтэй
Харилцагч	Холбогдох харилцагчаар шүүх	Нийлүүлэгч
Нийлүүлэгчийн төрөл	Нийлүүлэгчийн төрлөөр шүүх	—

Мөн та баруун дээр байрлах  (картын горимд харах) даран бараануудыг картын горимд харах боломжтой.

Картан харагдацаас жагсаалтын харагдац руу та    (Жагсаалтаар харах) даран шилжинэ. Жагсаалтын харагдац нь олон барааг зэрэг шүүх, сонгох, харьцуулахад илүү тохиромжтой.

4. Шинэ бараа, бүртгэх

1. “Бараа материал → Бараа” цэс рүү орно. 

2. Дээд хэсгийн  “Шинэ” товчийг дарна. 
3. “Бараа” хэсгийн үндсэн мэдээллийг бөглөнө. 
4. “Өртөг & Гүйлгээ” хэсгийн өртөг болон НӨАТ-ын тохиргоог бөглөнө. 
5. “Борлуулалт & Үнэ” хэсгийн борлуулалтын мэдээллийг бөглөнө. 
6. “Дүүргэлт & Худалдан авалт” хэсэгт нийлүүлэгч болон худалдан авалтын мэдээллийг бөглөнө.
7. Шаардлагатай бол “Төлөвлөлт”-ийн мэдээллийг тохируулна. 
8. “Барааны хэмжих нэгж” хэсэгт үндсэн болон нэмэлт хэмжих нэгжийн харьцааг бүртгэнэ. 
9. “Үнэ жагсаалт” хэсэгт салбар/үнэний төрлөөр үнэ тохируулна. 
10. Шаардлагатай бол “Барааны стандарт орцын мэдээлэл”, “Барааны нэмэлт мэдээлэл"-ийг бүртгэнэ.
11. Зураг болон холбогдох файлыг хавсаргана. 
12. Мэдээллээ нягтлаад   “Хадгалах” товчийг дарна. 

5. Бараа үндсэн мэдээлэл

Талбар	Юуг бүртгэх вэ?	Жишээ / анхаарах зүйл
Барааны код *	Барааг систем дотор ялгах код	1001. Давхардуулахгүй.
Барааны нэр *	Монгол нэр	Heineken Bottle 0.5 L
Англи нэр *	Англи нэршил	Heineken Bottle 0.5 L
Баркод *	Барааны скан хийх код	1001 / бодит EAN-баркод бол тухайн код
Барааны дэлгэрэнгүй тайлбар	Нэмэлт тайлбар	Шаардлагатай үед
Төрөл *	Барааны төрлийг сонгох	Бараа
Төлөв *	Бүртгэлийн идэвхтэй эсэх	Идэвхтэй
Үндсэн хэмжих нэгж *	Нөөц, хөдөлгөөний үндсэн нэгж	ШИР
Категори *	Үндсэн ангилал	Хангамжийн материал
Дэд категори *	Нарийвчилсан ангилал	Цай, кофе, хүнсний хангамж
Үлдэгдэл тоо	Одоогийн үлдэгдэл	Жишээнд 59
Барааны насжилт	Системд харагдах насжилтын мэдээлэл	Жишээнд 0
Барааны эргэлт *	Эргэлтийн ангилал	A - Хурдан эргэлттэй
Үйлдвэрлэсэн улс *	Үйлдвэрлэсэн улс	Монгол
Хүчинтэй хугацааны төрөл *	Хугацааны нэгж	Сар
Хүчинтэй хугацаа *	Хүчинтэй хугацааны тоо	12.00

Баруун талын хэсэгт импортын бараа эсэх, шимтгэлийн бараа эсэх, заавал байх бараа эсэх, худалдан авагчийн насны хязгаар, улирал, хүйс, коллекц, орц найрлагын тайлбар, 100% органик, сахаргүй, GMO биш, алкогольгүй, буцаалт хийх боломжтой эсэх зэрэг сонголтууд байна.

Жишээ

5.1 Барааны төрөл, төлөв, хэмжих нэгж, ангилал 

Талбар	Тайлбар
Төрөл	Суурь мэдээлэл → Бараа хэсэгт төрөл нэмэх боломжтой. Жишээ нь: Бараа, Үйлчилгээ, Хангамжийн материал.
Төлөв	Идэвхтэй / Идэвхгүй сонголттой. Идэвхгүй бараагаар гүйлгээ хийх болон ПОС борлуулалт хийх боломжгүй.
Хэмжих нэгж	Суурь мэдээлэл → Бараа хэсгээс тохируулна. Жишээ: Шир, Кг болон байгууллага өөрийн хэрэгцээнд нэмсэн бусад нэгж.
Категори	Суурь мэдээлэл → Бараа хэсгээс нэмэх боломжтой барааны ангилал.
Дэд категори	Категорийн доорх нэмэлт ангиллыг тодорхойлоход ашиглана.

6. Өртөг ба Гүйлгээ

Талбар	Тайлбар	Жишээ
Өртгийн арга *	Барааны өртгийг тооцох арга	Дундаж өртөг
Дундаж өртөг	Системийн тооцоолсон/хадгалсан дундаж өртөг	0.00 (зураг дахь бүртгэл)
Нэгж өртөг	Нэг үндсэн нэгжийн өртөг	2,500.00
Сүүлийн өртөг	Сүүлийн өртгийн мэдээлэл	0.00
НӨАТ тооцох эсэх *	НӨАТ-ын тооцоололд хамруулах эсэх	НӨАТ тооцох
Татварт илгээх код	Татварын системтэй холбоотой код	Шаардлагатай үед

Барааны өртгийг тооцох арга нь барааны бүртгэлийн чухал тохиргооны нэг хэсэг байна. Дэлгэцэнд FIFO, LIFO, Дундаж өртөг зэрэг сонголтууд харагдаж байна. 

Сонголт	Тайлбар
FIFO	Эхэлж орсон нөөцийг эхэлж гарсан гэж үзэн өртөг тооцох арга.
LIFO	Сүүлд орсон нөөцийг эхэлж гарсан гэж үзэн өртөг тооцох арга.
Дундаж өртөг	Нөөцийн өртгийг дундаж өртгөөр тооцох арга.

7. Борлуулалт ба Үнэ 

Талбар	Тайлбар	Жишээ
Борлуулалтын тренд	Борлуулалтын трендийн утга	-100% (зураг дахь жишээ)
Борлуулалтын хэмжих нэгж *	Борлуулалтад ашиглах нэгж	ШИР
Борлуулах үнэ *	Барааны үндсэн борлуулалтын үнэ	4,500.00
НӨАТ тооцох эсэх	Борлуулалтын үнэд НӨАТ тооцох эсэх	Тохируулна
НХАТ дүн	Дэлгэц дээрх тооцооллын мэдээлэл	0
НӨАТ дүн	Дэлгэц дээрх тооцооллын мэдээлэл	409.09
Ашиг %	Өртөг ба борлуулалтын үнээс хамаарсан ашиг	63.64%
Борлуулалтын төлөв	Борлуулалтын идэвхтэй/идэвхгүй төлөв	Идэвхтэй

8. Дүүргэлт ба Худалдан авалт 

Талбар	Тайлбар	Жишээ
Нийлүүлэгч *	Тухайн барааг худалдан авдаг үндсэн нийлүүлэгч	АПУ
Худалдан авах үнэ	Нэгж худалдан авалтын үнэ	2,500.00
Худалдан авалтын хэмжих нэгж *	Худалдан авалтад ашиглах нэгж	ШИР
Худалдан авалтын төлөв	Худалдан авалтад ашиглах төлөв	Идэвхтэй

Нийлүүлэгчийн мэдээллийг зөв сонгох нь худалдан авалтын баримт болон нийлүүлэгчтэй холбоотой процессуудыг зөв явуулахад чухал. 

9. Төлөвлөлт 

Талбар	Тайлбар	Жишээ
Нөөц тооцох	Тухайн бараанд нөөцийн төлөвлөлт хийх эсэх	Toggle
Аюулгүй нөөц тоо	Бэлэн байлгах доод/аюулгүй нөөцийн тоо	0

Нөөцийн төлөвлөлтийг ашиглах байгууллага тухайн барааны эргэлт, нийлүүлэлтийн хугацаа болон тасалдалд тэсвэртэй нөөцийн бодлоготой уялдуулан тохируулна.

10. Барааны хэмжих нэгж 

Энэ хэсэгт   “Мөр нэмэх” товчоор хэмжих нэгжийн мөр нэмнэ. Зураг дахь жишээнд: 

Хэмжих нэгж	Баркод	Хэмжих нэгж дэх тоо	Хэмжээ	Жин (кг)	Эзлэхүүн
ШИР	1001	1	1	1	1

Хэрэв 1 хайрцагт 24 ширхэг бүтээгдэхүүн байвал үндсэн нэгжийг ШИР гэж сонгож, нэмэлт нэгжийг ХАЙРЦАГ гэж бүртгэн, 1 ХАЙРЦАГ = 24 ШИР гэсэн харьцааг тохируулах логик ашиглана. Бодит тохиргоог байгууллагын мастер дата стандарттай нийцүүлнэ.

Жишээ нь нэг бүтээгдэхүүн ширхэгээр нэг баркодтой, хайрцагаар өөр баркодтой байж болно. Ийм үед тухайн хэмжих нэгж бүрт тохирох баркодыг зөв оруулна. 

11. Үнэ жагсаалт 

Үнэ жагсаалт нь нэг бараанд салбар болон үнийн төрлөөр ялгаатай борлуулалтын үнэ тогтоох боломжийг харуулна. 

Салбар	Хэмжих нэгж	Үнийн төрөл	Үнэ	Төлөв
Төв оффис	ШИР	СТАНДАРТ ҮНЭ	4,500	Идэвхтэй
Төв оффис	ШИР	ХЯМДРАЛТАЙ ҮНЭ	4,365	Идэвхтэй
Салбар	ШИР	СТАНДАРТ ҮНЭ	4,500	Идэвхтэй
Салбар	ШИР	ХЯМДРАЛТАЙ ҮНЭ	4,400	Идэвхтэй

Зурагт мөн “НХАТ хамаардаг…” болон “Бөөний үнэ ашиг…” төрлийн сонголтууд харагдаж байгаа бөгөөд тухайн мөрийн бизнесийн нөхцөлд тохируулан ашиглана.

Барааны борлуулах үнийг салбар болон үнийн төрлөөр ялгаатайгаар тохируулах боломжтой. Үнийн төрлийг Суурь мэдээлэл → ПОС хэсэгт нэмж, өөрчлөх боломжтой. 

12. Барааны стандарт орцын мэдээлэл 

Зурагт дараах бүтэцтэй хүснэгт харагдана: 

Барааны код	Барааны нэр	Баркод	Тоо ширхэг	Өртөг	Төлөв
Төмс	Төмс	200202	0.20	1,000.00	Идэвхтэй
Лууван	Лууван	200301	0.10	2,500.00	Идэвхтэй
Үхрийн мах	Үхрийн мах	200401	0.25	20,000.00	Идэвхтэй
Давс	Давс	200601	0.01	1,000.00	Идэвхтэй

Энэ хэсгийг жор, орцын бүтэцтэй бараанд ашиглаж, тухайн бүтээгдэхүүнд ямар бараа материал ямар хэмжээгээр ордогийг бүртгэхэд тохиромжтой.

Хагас боловсруулсан болон бэлэн бүтээгдэхүүн, эсхүл түүхий эдээс бүрддэг бүтээгдэхүүний хувьд стандарт орц найрлагыг бүртгэнэ. 

Стандарт орцод бүртгэсэн түүхий эд, орцууд нь үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагаатай уялдана. Эх сурвалжийн тайлбараар эдгээр орцууд үйлдвэрлэл модулиас зарлагадаж, бэлэн бүтээгдэхүүн үйлдвэрлэгдсэн үед бэлэн бүтээгдэхүүн орлогоор авагдана. 

13. Барааны нэмэлт мэдээлэл

Зурагт “Шинж чанарын нэр”, “Утга”, “Төлөв” гэсэн багана бүхий нэмэлт мэдээллийн бүтэц харагдана. Байгууллагын шаардлагатай нэмэлт шинж чанарыг энд бүртгэж болно.

14. Зураг, хавсралт нэмэх 

Барааны формын баруун талд "Мэдээлэл" болон "Хавсралт" таб харагдана. Зураг оруулах хэсэгт барааны зураг нэмэх боломжтой. "Хавсралт" хэсэг дээр баримт, файл зэрэг нэмэлт материал хавсаргасан байдлыг харж болно.

Хавсралтын жишээ	Зориулалт
P&L report.xlsx	Санхүүгийн/шинжилгээний холбогдох файл
R1.png	Зураг эсвэл нэмэлт лавлагаа

Хавсралтын нэр, агуулгыг ойлгомжтой байлгаж, шаардлагагүй давхардсан файл оруулахгүй байх нь зүйтэй.

15. Баркод хэвлэх

Барааны бүртгэлийн дэлгэцээс "Баркод хэвлэх" үйлдлийг ашиглан хэвлэх preview цонх руу орно. Зурагт нэг хуудсанд хэд хэдэн барааны шошго, баркод, код, нэр, үнэ, хэмжих нэгж болон огноо зэрэг мэдээлэл харагдаж байна.

• Хэвлэхийн өмнө барааны код/баркод зөв эсэхийг шалгана.
• Шошгон дээрх үнэ тухайн барааны зөв үнийн мэдээллээс гарч байгаа эсэхийг шалгана.

• Олон барааны шошго хэвлэх үед буруу бараа сонгогдоогүй эсэхийг нягтална.

• Хэвлэсний дараа бодит баркод уншигчаар туршиж баталгаажуулах нь зүйтэй. 

16. Барааг засварлах, хадгалах 

1. Барааны жагсаалтаас засварлах бараагаа сонгоно. 
2. Барааны дэлгэрэнгүй форм нээгдэнэ. 
3. Шаардлагатай талбаруудыг засварлана. 
4. Доод хэсгүүдийг шалгаж, үнэ, хэмжих нэгж, нийлүүлэгчийн мэдээлэл хоорондоо зөрөөгүй эсэхийг нягтална. 
5. Дээд талын   “Хадгалах” товчийг дарна. 
6. Жагсаалт руу буцаж тухайн барааны мэдээлэл шинэчлэгдсэн эсэхийг шалгана. 

17. Жишээ: Heineken Bottle 0.5 L 

Доорх нь зурагт харагдаж буй бүртгэлийг нэгтгэн харуулсан жишээ юм. Энэ нь дэлгэц дээрх утгуудыг ойлгоход зориулсан жишээ бөгөөд байгууллагын бодит мастер датаас хамаарч өөрчлөгдөнө. 

Бүлэг	Талбар	Жишээ утга
Үндсэн	Барааны код	1001
Үндсэн	Барааны нэр	Heineken Bottle 0.5 L
Үндсэн	Англи нэр	Heineken Bottle 0.5 L
Үндсэн	Баркод	1001
Үндсэн	Төрөл	Бараа
Үндсэн	Төлөв	Идэвхтэй
Үндсэн	Үндсэн хэмжих нэгж	ШИР
Үндсэн	Категори	Хангамжийн материал
Үндсэн	Дэд категори	Цай, кофе, хүнсний хангамж
Үндсэн	Барааны эргэлт	A - Хурдан эргэлттэй
Үндсэн	Үйлдвэрлэсэн улс	Монгол
Үндсэн	Хүчинтэй хугацаа	12 сар
Өртөг	Өртгийн арга	Дундаж өртөг
Өртөг	Нэгж өртөг	2,500.00
Өртөг	НӨАТ	НӨАТ тооцох
Борлуулалт	Борлуулалтын нэгж	ШИР
Борлуулалт	Борлуулах үнэ	4,500.00
Худалдан авалт	Нийлүүлэгч	АПУ
Худалдан авалт	Худалдан авах үнэ	2,500.00
Худалдан авалт	Худалдан авах нэгж	ШИР

18. Анхаарах зүйлс ба нийтлэг алдаа 

18.1 Код ба баркод 

• Барааны кодыг давхардуулахгүй, байгууллагын кодчлолын стандартаар үүсгэнэ. 

• Баркодыг бодит шошго/савлагаатай тулгаж бүртгэнэ. 

• Код болон баркодыг сольж ашиглахгүй; аль нь системийн барааны код, аль нь скан хийх код болохыг тодорхой байлгана. 

18.2 Нэршил ба ангилал 

• Барааны нэрийг нэг стандартын дагуу бичнэ. 

• Монгол болон англи нэрийг хооронд нь зөрүүлэхгүй. 

• Категори болон дэд категорийг зөв сонгоно. Буруу ангилал нь тайлан, хайлт, бүлэглэлтэд нөлөөлнө.

18.3 Хэмжих нэгж 

• Үндсэн хэмжих нэгжийг хөдөлгөөн болон үлдэгдлийн үндсэн тооцоонд ашиглах нэгжтэй нийцүүлнэ

• Худалдан авах, борлуулах нэгж өөр байвал хэмжих нэгжийн харьцааг бүрэн тохируулна.

• Нэгжийн баркод байгаа бол тухайн мөрөнд зөв оруулна. 

18.4 Үнэ ба өртөг 

• Худалдан авах үнэ, нэгж өртөг, борлуулах үнэ хоорондоо утгын хувьд нийцэж байгаа эсэхийг шалгана.

• Салбар бүр өөр үнэ ашигладаг бол “Үнэ жагсаалт”-ыг заавал шалгана. 

• НӨАТ-ын тохиргоог байгууллагын татвар, санхүүгийн бодлоготой тулгана. 

18.5 Төлөв ба ашиглалт 

• Ашиглалтад байгаа барааг “Идэвхтэй” төлөвөөр бүртгэнэ. 

• Цаашид ашиглахгүй барааг идэвхгүй болгох эсэхийг байгууллагын мастер дата журмаар шийднэ.

18.6 Зураг ба хавсралт 

• Зургийг тухайн бараатай зөв холбоно. 

• Хавсралтад оруулах файлын нэрийг ойлгомжтой, танигдахуйц өгнө. 

• Нууцлалтай эсвэл шаардлагагүй файлыг хавсаргахгүй. 

19. Баталгаажуулах жагсаалт 

№	Шалгах зүйл	Төлөв
1	Барааны код зөв, давхардаагүй эсэх	☐
2	Барааны нэр, англи нэр зөв эсэх	☐
3	Баркод зөв эсэх	☐
4	Төрөл, төлөв зөв эсэх	☐
5	Үндсэн хэмжих нэгж зөв эсэх	☐
6	Категори, дэд категори зөв эсэх	☐
7	Хүчинтэй хугацааны мэдээлэл зөв эсэх	☐
8	Өртгийн арга, нэгж өртөг зөв эсэх	☐
9	НӨАТ-ын тохиргоо зөв эсэх	☐
10	Борлуулах үнэ зөв эсэх	☐
11	Нийлүүлэгч болон худалдан авах үнэ зөв эсэх	☐
12	Худалдан авах/борлуулах хэмжих нэгж зөв эсэх	☐
13	Нэгж хоорондын харьцаа зөв эсэх	☐
14	Үнэ жагсаалт зөв эсэх	☐
15	Стандарт орц шаардлагатай бол бүртгэгдсэн эсэх	☐
16	Нэмэлт мэдээлэл шаардлагатай бол бүртгэгдсэн эсэх	☐
17	Зураг болон хавсралт зөв эсэх	☐
18	Хадгалсны дараа жагсаалтаас мэдээлэл зөв харагдаж байгаа эсэх	☐
19	Баркод хэвлэж, уншуулж шалгасан эсэх	☐

Холбоотой хэсгүүд