Худалдан авалт 

1. Зориулалт 

“Худалдан авалт” цэс нь харилцагч байгууллагаас бараа материал худалдан авах, эсхүл зээлээр бараа материал хүлээн авах гүйлгээг бүртгэхэд ашиглагдана. 

2. Худалдан авалтын жагсаалт 

Жагсаалтын цонхноос өмнө бүртгэсэн худалдан авалтуудыг хянаж, шаардлагатай гүйлгээг шүүлтээр олно.NEXT ERP-д шүүлтийн үндсэн нөхцөлөөр огноо, харилцагч, салбар, төлөвийг ашиглаж болох бөгөөд жагсаалтын хэсэгт мөн шүүлт хийх боломжтой гэж заасан.

Шүүлт	Зориулалт
Огноо	Сонгосон хугацааны худалдан авалтыг харах
Харилцагч	Тухайн нийлүүлэгчтэй холбоотой гүйлгээг ялгах
Салбар	Сонгосон салбарын худалдан авалтыг харах
Төлөв	Орлого авч байгаа / Орлого авсан гүйлгээг ялган хянах

3. Шинэ худалдан авалт бүртгэх 

Шинэ худалдан авалт үүсгэхдээ эхлээд гүйлгээ хамаарах салбар болон нийлүүлэгч буюу харилцагчийг сонгоно. Үүний дараа барааг доорх аргуудаас тохирох хэлбэрээр оруулна. 

1. Салбар болон харилцагчийг зөв сонгоно. 

2. Бараа оруулах аргаа сонгоно. 

3. Оруулсан бараа бүрийн тоо хэмжээ, үнэ болон бусад мэдээллийг шалгана. 

4. Гүйлгээний төлөвийг хянаж орлого авна. 

5. Орлого авсны дараа шаардлагатай дансны гүйлгээг журнал холбох функцээр үүсгэнэ. 

4. Бараа оруулах аргууд 

Арга	Эх сурвалжид тайлбарласан ажиллагаа
Бараа сонгох	Сонгосон харилцагчийн бараануудаас шаардлагатай хэсгийг сонгоно. Жишээ нь 10 бараанаас 6-г сонгож болно.
Харилцагчийн бүх барааг татах	Сонгосон харилцагчийн бүх барааг жагсаалтад нэмнэ.
Эксел-с татах	Excel ашиглан барааны мэдээллийг жагсаалтад оруулах сонголт.
Захиалгаас татах	“Захиалсан” төлөвтэй, орлого аваагүй худалдан авалтын захиалгуудаас сонгон оруулж орлого авах боломжтой.

5. Барааны мөрийн мэдээлэл 

Барааг жагсаалтад оруулсны дараа мөр тус бүрийн мэдээллийг шалгана.

Мэдээлэл	Тайлбар
Үлдэгдэл	Барааг жагсаалтад нэмэх үеийн үлдэгдэл харагдана.
Тоо хэмжээ	Захиалгаас татсан үед захиалсан тоо; бусад үед анхдагчаар 0 байж хэрэглэгч өөрчилнө.
Үнэ	Харилцагч дээр бүртгэсэн худалдан авах үнэ гарч ирнэ. Үнийг өөрчлөх шаардлагатай бол “Худалдан авах үнэ” хэсэгт өөрчлөлт хийнэ.
%	Хэдэн хувийн хөнгөлөлтөөр авч байгааг оруулна.
НӨАТ эсэх	Харилцагч НӨАТ төлөгч бол анхдагчаар сонгогдож болно; хэрэглэгч болиулж болно.
Дуусах хугацаа	Барааны хадгалах хугацааг орлого авч буй огнооноос тооцсон анхдагч хугацаа гарна.
Нэмэлт тайлбар	Шаардлагатай нэмэлт мэдээлэл оруулна.
Захиалгын тоо	Захиалга хийх үед хэдэн тоо байсан гэдгийг нягтлахад харуулна.

6. Орлогын төлөв ба баталгаажуулалт 

Худалдан авалтын орлогын төлөв нь “Орлого авч байна” болон “Орлого авсан” гэсэн төлөвтэй. “Орлого авсан” төлөвт шилжсэн гүйлгээнд дараагийн өөрчлөлт хийх эсхүл устгах шаардлагатай бол эхлээд гүйлгээг цуцлах ёстой.

7. Бусад функцууд 

Функц	Зориулалт
Журнал холбох	Дансны гүйлгээ үүсгэхийн өмнө төлөвийг “Орлого авсан” болгож, дараа нь журнал холбох товчийг ашиглана.
Бараа сонгох	Шинэ худалдан авалт хийх үед сонгосон нийлүүлэгчийн барааг хурдан сонгоход ашиглана.
Худалдан авалтын буцаалт үүсгэх	Хийгдсэн гүйлгээний барааг нийлүүлэгч рүү буцаах үед буцаалтын цонхоор нийлүүлэгч болон барааг сонгон гүйлгээ хийнэ.

8. Журнал холбох 

Дансны гүйлгээ хийхийн тулд худалдан авалтыг эхлээд “Орлого авсан” төлөвт оруулна. Үүний дараа “Журнал холбох” функцийг ашиглана. Үүссэн журналын дансыг хэрэглэгч шаардлагатай тохиолдолд сольж хадгалах боломжтой.

1. Худалдан авалтын төлөв “Орлого авсан” эсэхийг шалгана. 
2. “Журнал холбох” функцийг ажиллуулна. 
3. Үүссэн дансны гүйлгээг шалгана. 
4. Шаардлагатай бол дансыг сольж, хадгална. 

9. Хэвлэх / экспорт хийх 

Худалдан авалтын баримтыг хэвлэн авах боломжтой бөгөөд эх сурвалжид PDF болон бусад төрөл рүү экспорт хийх боломжтой.

Хэвлэх баримтад орлогын дугаар, төлөв, худалдан авсан салбар, нийлүүлэгч, барааны мөрүүд, тоо хэмжээ, нэгж үнэ, хөнгөлөлт, НӨАТ болон нийт дүн зэрэг мэдээлэл харагдаж байна. 

10. Дэлгэрэнгүй жишээ 

Жишээ: Нийлүүлэгчээс хэд хэдэн нэр төрлийн бараа хүлээн авч, худалдан авалтыг бүртгэн орлого авах ерөнхий дараалал. 

Алхам	Үйлдэл
1	Худалдан авалтын жагсаалтаас “Шинэ” гүйлгээ үүсгэнэ.
2	Бараа хүлээн авч буй салбар болон нийлүүлэгч харилцагчийг сонгоно.
3	Хэрэв өмнө үүсгэсэн захиалга байгаа бол “Захиалгаас татах”; байхгүй бол “Бараа сонгох” эсхүл бусад тохирох аргыг ашиглана.
4	Бараа бүрийн тоо хэмжээг бодитоор хүлээн авсан тоотой тулгана.
5	Үнэ нь харилцагч дээр бүртгэсэн худалдан авах үнээр гарч ирснийг шалгана.
6	Хөнгөлөлт, НӨАТ, дуусах хугацаа болон нэмэлт тайлбарыг нягтална.
7	Мэдээлэл зөв бол орлогын гүйлгээг “Орлого авсан” төлөвт шилжүүлнэ.
8	Дансны бичилт хийх бол “Журнал холбох” функцийг ажиллуулж дансуудыг шалган хадгална.
9	Шаардлагатай бол худалдан авалтын баримтыг хэвлэх эсхүл PDF-р экспортлоно.

11. Анхаарах зүйлс 

1. Худалдан авалт бүртгэхдээ салбар болон харилцагчийг эхэнд нь зөв сонго. Бараа сонголт нь сонгосон харилцагчтай уялдана. 
2. Захиалгаас татах үед “Захиалсан” төлөвтэй, орлого аваагүй захиалгыг сонгоно. 
3. Тоо хэмжээ захиалгаас татсан үед захиалсан тоогоор, бусад үед 0-ээр анхдагч байж болох тул бодит хүлээн авсан тоотой заавал тулгана. 
4. Үнэ нь харилцагч дээр бүртгэсэн худалдан авах үнээс татагдана. Үндсэн үнийг өөрчлөх бол “Худалдан авах үнэ” хэсэгт өөрчлөлт хийнэ. 
5. НӨАТ-ын сонголтыг болиулбал тухайн худалдан авалтын НӨАТ-ын дансанд гүйлгээ хийгдэхгүй. 
6. Дуусах хугацаа анхдагчаар хадгалах хугацаанд үндэслэн тооцогдож гардаг тул бодит барааны хугацаатай тулгаж шалга. 
7. “Орлого авсан” төлөвтэй гүйлгээг шууд өөрчлөх/устгахын өмнө гүйлгээг цуцлах шаардлагатай. 
8. Журнал холбохын өмнө төлөв “Орлого авсан” болсон эсэхийг шалга. Үүссэн журналын дансыг хадгалахаас өмнө нягтал. 
9. Нийлүүлэгч рүү бараа буцаах шаардлагатай бол эх гүйлгээг дур мэдэн засахын оронд “Худалдан авалтын буцаалт үүсгэх” функцийг ашиглана. 

12. Баталгаажуулах жагсаалт

№	Шалгах зүйл	Тэмдэглэх
1	Салбар зөв сонгогдсон эсэх	☐
2	Харилцагч / нийлүүлэгч зөв эсэх	☐
3	Барааны нэр төрөл зөв эсэх	☐
4	Тоо хэмжээ бодит хүлээн авалттай тохирч байгаа эсэх	☐
5	Худалдан авах үнэ зөв эсэх	☐
6	Хөнгөлөлтийн хувь зөв эсэх	☐
7	НӨАТ-ын сонголт зөв эсэх	☐
8	Дуусах хугацаа зөв эсэх	☐
9	Захиалгаас татсан бол захиалгын тоотой тулгасан эсэх	☐
10	“Орлого авсан” төлөвт шилжүүлэхэд бэлэн эсэх	☐
11	Журнал холбосны дараа дансны бичилт зөв эсэх	☐
12	Хэвлэх / экспортлох баримтын мэдээлэл зөв эсэх	☐

Дүгнэлт 

Худалдан авалтын цэсийн үндсэн зорилго нь нийлүүлэгчээс хүлээн авч буй бараа материалыг зөв харилцагч, салбар, тоо хэмжээ, үнэ болон татварын нөхцөлтэй нь бүртгэж, орлогын төлөвт шилжүүлэн, шаардлагатай дансны журналтай холбох явдал юм. Дээрх дарааллыг мөрдвөл худалдан авалтын бүртгэл, барааны орлого болон санхүүгийн бичилтийн уялдааг хянахад хялбар болно. 

Холбоотой хэсгүүд