Ажилтны журнал

1. Зориулалт 

«Ажилтны журнал» цэс нь NEXT ERP системийн Хүний нөөц модульд ажилтантай холбоотой журналын бүртгэлүүдийг (жишээ нь Гэрээ болон Чөлөөлөх модулиудад бүртгэгдсэн мэдээллийг) нэгтгэн, нэг жагсаалтаар харах боломж олгодог.

«Ажилтны журнал» цэс нь зүүн талын цэсэнд «Хүний нөөц» хэсгийн дор, «Чөлөөлөх» цэсний дараа байрлаж байна. Жагсаалтын цонхонд харагдсан бүртгэлүүдийн «Төрөл» баганад «Гэрээ бүртгэл» болон «Чөлөөлөх» гэсэн өөр өөр төрлийн бичлэгүүд хамт харагдсан тул энэ цэс нь тусдаа шинэ модуль бус, харин Гэрээ, Чөлөөлөх зэрэг бусад Хүний нөөцийн журналын бүртгэлүүдийг нэгтгэсэн нэгдсэн харагдац гэдгийг ойлгож болно. Дэлгэрэнгүй цонх «Хөдөлгөөн», «Чөлөөлөх» зэрэг бусад Хүний нөөцийн цонхтой зэрэгцэн табаар нээгдэж болно.

2. Ажилтны журналын жагсаалт 

«Ажилтны журнал» цэс рүү орход өмнө бүртгэгдсэн журналын бичлэгүүд хүснэгт (мөр/багана) хэлбэрээр жагсаалтаар харагдана. 

Жагсаалтад дараах баганууд харагдана: 

• Дугаар — бүртгэлийн дараалсан дугаар. 

• Төрөл — бичлэгийн ангилал. Жишээ дэлгэцэд «Гэрээ бүртгэл» (цэнхэр өнгийн шошготой) болон «Чөлөөлөх» (шар/улбар өнгийн шошготой) гэсэн хоёр төрлийн бичлэг хамт харагдсан.

• Бүртгэсэн ажилтан, Бүртгэсэн огноо — бичлэгийг систем дээр үүсгэсэн хэрэглэгч, огноо. 

• Санал болгосон ажилтан — тухайн журналыг санал болгосон хэрэглэгч. 

• Хянасан ажилтан, Баталсан ажилтан — бичлэгийг хянах, баталгаажуулах үүрэг бүхий хэрэглэгчид. 

• Тайлбар — бичлэгийн товч тайлбар. 

• Хуулийн заалт — бичлэг үндэслэж буй хууль/журам. 

• Төлөв — бичлэгийн одоогийн байдал; өнгөөр ялгаатай харагдана. 

• Үүсгэсэн ажилтан, Үүсгэсэн огноо — бичлэгийг анх үүсгэсэн хэрэглэгч, цаг агшин. 

Дээд хэсгийн үйлдлүүд: 

• Шүүлт — жагсаалтыг шүүх панелийг нээнэ. 

• + Шинэ — шинэ журналын бүртгэл нээнэ. 

• Устгах — сонгосон бичлэгийг устгана. 

• Нэмэлт — жагсаалттай холбоотой нэмэлт үйлдлүүдийн цэс.

3. Журналын бүртгэл нээх 

1. Шинэ бичлэг үүсгэхийн тулд жагсаалтын цонхны «+ Шинэ» товчийг дарна. 

2. Байгаа бичлэгийг харах/засварлахын тулд жагсаалтаас тухайн мөрөн дээр дарна. 

3. Хоёр тохиолдолд адил бүтэцтэй цонх («Үндсэн» хэсэг болон «Хүний нөөц журналын бүртгэл» дэд хүснэгэттэй) нээгдэнэ.

4. Цонхны дээд хэсгийн «←» товчоор жагсаалт руу буцна. 

4. Шинэ журналын бүртгэх

«Үндсэн» хэсэгт журналын ерөнхий мэдээллийг бүртгэнэ. 

Талбар / товчны нэр	Зориулалт	Юу оруулах эсвэл сонгох
Дугаар	Бүртгэлийн дараалсан дугаар	Системээс автоматаар олгогдоно
Төрөл*	Бичлэгийн ангилал	Жишээ дэлгэцэд чөлөөт бичвэрээр орсон утга («С») ажиглагдсан
Бүртгэсэн ажилтан*	Бичлэгийг систем дээр үүсгэж буй нэвтэрсэн хэрэглэгч	Автоматаар бөглөгдсөн байна
Бүртгэсэн огноо*	Бичлэг үүсгэсэн огноо	Автоматаар өнөөдрийн огноогоор бөглөгдөнө, шаардвал өөрчилнө
Санал болгосон ажилтан*	Тухайн журналыг санал болгож буй хэрэглэгч	«…» товчоор жагсаалтаас сонгоно (§8)
Хянасан ажилтан*	Бичлэгийг хянах үүрэг бүхий хэрэглэгч	«…» товчоор жагсаалтаас сонгоно
Баталсан ажилтан*	Бичлэгийг эцэслэн баталгаажуулах үүрэг бүхий хэрэглэгч	«…» товчоор жагсаалтаас сонгоно
Тайлбар*	Журналын товч тайлбар	Чөлөөт бичвэрээр бичнэ (жишээ: «Хөдөлмөрийн гэрээ»)
Хуулийн заалт*	Бичлэг үндэслэж буй хууль, журам	Жагсаалтаас сонгоно (§6)
Төлөв*	Бичлэгийн одоогийн байдал	Жагсаалтаас сонгоно (§7)

Ажиллах зарчим 

Эхлээд «Санал болгосон ажилтан», «Хянасан ажилтан», «Баталсан ажилтан» гурван талыг сонгож, дараа нь «Тайлбар» болон «Хуулийн заалт»-ыг бөглөнө. Эцэст нь «Хүний нөөц журналын бүртгэл» хэсэгт хамаарах ажилтны мэдээллийг нэмнэ.

5. Хуулийн заалт талбарын сонголтууд 

«Хуулийн заалт» талбар нь бичлэг ямар хууль, журамд үндэслэж байгааг тодорхойлно.

• Нууцлалын гэрээ 

• Хөдөлмөрийн гэрээ 

• Компанийн дотоод журам 

• Хөдөлмөрийн аюулгүй байдал, эрүүл ахуйн тухай хууль 

• Хувь хүний орлогын албан татварын тухай хууль 

• Нийгмийн даатгалын тухай хууль 

• Хөдөлмөрийн тухай хууль 

6. Төлөв талбарын сонголтууд 

«Төлөв» талбар нь бичлэгийн одоогийн байдлыг тодорхойлно. 

Төлөв	Тайлбар
Бичигдсэн	Бичлэг ноорог төлөвт байгааг илэрхийлнэ (цэнхэр өнгөөр харагдана)
Баталсан	Бичлэг баталгаажсаныг илэрхийлнэ (ногоон өнгөөр харагдана)
Хүчингүй	Бичлэг хүчингүй болсныг илэрхийлнэ (улаан өнгөөр харагдана)

7. Ажилтан сонгох цонх 

«Санал болгосон ажилтан», «Хянасан ажилтан», «Баталсан ажилтан» зэрэг талбаруудын «…» товчийг дарахад ажилтан сонгох цонх нээгдэнэ. 

8. Хүний нөөц журналын бүртгэл 

«Хүний нөөц журналын бүртгэл» хэсэгт тухайн журналд хамаарах ажилтны мэдээллийг мөр байдлаар бүртгэнэ. «Мөр нэмэх» / «Мөр хасах» товчоор мөр нэмэх, хасах боломжтой. 

Талбарын тайлбар: 

Талбар / товчны нэр	Зориулалт	Юу оруулах эсвэл сонгох
Ажилтан*	Тухайн журналд хамаарах ажилтан	Жагсаалтаас сонгоно
Хэлтэс тасаг*	Ажилтны харьяалагдах хэлтэс	Ажилтныг сонгоход автоматаар татагдана
Албан тушаал*	Ажилтны албан тушаал	Ажилтныг сонгоход автоматаар татагдана

1. «Мөр нэмэх» товчийг дарна. 

2. «Ажилтан» баганад холбогдох ажилтныг сонгоно. 

3. Хэлтэс тасаг, Албан тушаал мэдээлэл автоматаар татагдсан эсэхийг шалгана. 

4. Шаардлагагүй мөрийг сонгож «Мөр хасах» товчоор арилгана. 

9. Хадгалахын өмнөх шалгалт

1. «Үндсэн» хэсгийн Төрөл, Санал болгосон ажилтан, Хянасан ажилтан, Баталсан ажилтан талбарууд бөглөгдсөн/сонгогдсон эсэх. 

2. Тайлбар, Хуулийн заалт зөв сонгогдсон эсэх. 

3. Төлөв зөв утгатай эсэх (жишээ нь баталгаажуулах гэж байгаа бол «Баталсан» сонгогдсон эсэх). 

4. «Хүний нөөц журналын бүртгэл» хэсэгт дор хаяж нэг мөрөнд Ажилтан, Хэлтэс тасаг, Албан тушаал бөглөгдсөн эсэх. 

5. Дэлгэрэнгүй мөрөнд давхардсан буюу шаардлагагүй мөр байхгүй эсэх. 

6. Дээд хэсгийн «Хадгалах» товчийг дарна. 

10. Хэвлэх 

Дэлгэрэнгүй цонхны дээд хэсэгт байрлах «Хэвлэх» товчийг дарахад тухайн бичлэгт үндэслэсэн захирлын тушаалыг хэвлэх горимд харуулна. Жишээ дэлгэцэд (№105 бичлэг) «Ажилд томилох тухай» гэсэн гарчигтай тушаал гарсан бөгөөд компанийн нэр, тушаалын дугаар, огноо, мөн ажилтны нэр, хэлтэс, албан тушаал, үндсэн цалин, гэрээний эхлэх/дуусах огноо, цалингийн төрөл, туршилтын ажилтан эсэх зэрэг мэдээллийг хүснэгтээр харуулсан байна. 

11. Нэмэлт цэс 

Ажилтны журналын модульд хоёр өөр «Нэмэлт» цэс байдаг — жагсаалтын цонход нэг, дэлгэрэнгүй бүртгэлийн цонход өөр. 

11.1 Жагсаалтын цонхны Нэмэлт цэс 

• Хэвлэх — сонгосон бичлэг(vvд)ийг хэвлэх горимд харуулна. 

• Илгээх — мэдээллийг имэйл г.м байдлаар илгээнэ. 

• Импорт — мэдээллийг гадны файлаас татаж оруулна. 

• Экспорт — мэдээллийг PDF эсвэл Excel файл болгон гаргана. 

11.2 Дэлгэрэнгүй бүртгэлийн цонхны Нэмэлт цэс 

• Шинэ — шинэ журналын бүртгэл үүсгэнэ. 

• Устгах — тухайн бичлэгийг устгана (жишээнд идэвхгүй/саарал харагдсан). 

• Цуцлах — бичлэгийг цуцална. 

• Хуулах — тухайн бичлэгийн хуулбарыг үүсгэнэ. 

• Хэвлэх — баримтыг хэвлэх горимд харуулна. 

• Илгээх — баримтыг имэйл г.м байдлаар илгээнэ. 

• Импорт — мэдээллийг гадны файлаас татаж оруулна. 

• Экспорт — мэдээллийг PDF эсвэл Excel файл болгон гаргана. 

12. Дэлгэрэнгүй жишээ 

Үзүүлэлт	Жишээ
Дугаар	105
Төрөл	С
Бүртгэсэн / Санал болгосон / Хянасан / Баталсан ажилтан	Эрдэнэсайхан (бүгд)
Тайлбар	Хөдөлмөрийн гэрээ
Хуулийн заалт	Хөдөлмөрийн гэрээ
Төлөв	Баталсан
Ажилтан (дэлгэрэнгүй мөр)	Мөнх, Санхүүгийн хэлтэс, Ресепшн
Хэвлэсэн баримтад харагдсан мэдээлэл	Гантөмөр Ганзул, Захиргааны хэлтэс, Ерөнхий менежер, 1,500,000₮

12.1 Жишээгээр хийх дараалал 

1. Хүний нөөц → Ажилтны журнал хэсэгт орно. 

2. «+ Шинэ» товч дарж бүртгэлийн цонхыг нээнэ. 

3. «Үндсэн» хэсэгт Төрөл, Санал болгосон/Хянасан/Баталсан ажилтан, Тайлбар, Хуулийн заалтыг бөглөнө. 

4. «Хүний нөөц журналын бүртгэл» хэсэгт «Мөр нэмэх» дарж ажилтан, хэлтэс, албан тушаалыг сонгоно. 

5. «Хадгалах» товч дарж бүртгэлийг хадгална. 

6. Бичлэгийг баталгаажуулахдаа «Төлөв» талбарыг «Баталсан» болгож өөрчилнө. 

7. Шаардлагатай бол «Хэвлэх» товчоор баримтыг хэвлэхээс өмнө бүх мэдээллийг дахин шалгана. 

13. Анхаарах зүйлс 

№	Анхаарах зүйл	Тайлбар
01	Дөрвөн талын хэрэглэгчийг зөв сонгох	Бүртгэсэн, Санал болгосон, Хянасан, Баталсан ажилтан тус бүр өөр хүн байж болно; буруу хүн сонговол хяналт, хариуцлагын гинжин холбоос алдагдана.
02	Төлөвийн өнгөөр ялгах	Бичигдсэн (цэнхэр) — ноорог; Баталсан (ногоон) — баталгаажсан; Хүчингүй (улаан) — цуцлагдсан.
03	«Төрөл» талбарын утгыг нягтлах	Жишээ бичлэгт «С» гэсэн товч утга ажиглагдсан тул энэ талбарт юу бичих ёстойг байгууллагын дотоод зааврын дагуу тодруулах хэрэгтэй.
04	Ажилтны журнал бол нэгтгэсэн харагдац	Энд харагдах бичлэгүүд Гэрээ, Чөлөөлөх зэрэг бусад цэснүүдтэй холбоотой байж болох тул мэдээллийг зөвхөн энэ дэлгэцээс харж дуусгавар гэж үзэхгүйгээр, шаардлагатай бол эх цэсийг (Гэрээ/Чөлөөлөх) шалгах.

14. Баталгаажуулах жагсаалт

☐  Хүний нөөц → Ажилтны журнал хэсэгт зөв бүртгэлийг нээсэн. 

☐  Санал болгосон, Хянасан, Баталсан ажилтан тус бүр зөв сонгогдсон. 

☐  * тэмдэглэгээтэй талбарууд бүрэн бөглөгдсөн. 

☐  Төрөл, Тайлбар, Хуулийн заалт зөв. 

☐  Хүний нөөц журналын бүртгэл хэсэгт Ажилтан, Хэлтэс, Албан тушаал зөв. 

☐  Төлөв зөв. 

☐  Давхардсан буюу шаардлагагүй мөр байхгүй. 

☐  Хадгалсан. 

☐  Хадгалсны дараа мэдээллийг дахин шалгасан. 

☐  Хэвлэх шаардлагатай бол хэвлэхээс өмнө мэдээллийг нягталсан. 

15. Дүгнэлт 

NEXT ERP-ийн «Ажилтны журнал» хэсэгт Гэрээ, Чөлөөлөх зэрэг Хүний нөөцийн бусад журналын бүртгэлүүдийг нэгтгэн жагсаалтаар харах, шинээр бичлэг үүсгэх, Үндсэн мэдээлэл болон Хүний нөөц журналын бүртгэл хэсгүүдийг бөглөж хадгалах, баталгаажуулах, мөн холбогдох тушаалыг хэвлэх боломжтой. 

Холбоотой хэсгүүд