Бараа материалын тооллого

Зориулалт 

Тооллого үүсгэх → Дүн оруулах → Хянах → Журнал үүсгэх → Хянах → Хаах / Хүчингүй болгох

Бараа материалын бодит үлдэгдлийг системийн үлдэгдэлтэй тулган тоолж, зөрүүг зөв бүртгэн, шаардлагатай үед бараа материалын үлдэгдэлд тусгах үйл явцыг шат дараалалтай тайлбарлана.

Гүйлгээний жагсаалт

Бараа материалын орлого/зарлагын жагсаалтын цонхонд бүртгэгдсэн гүйлгээнүүдийг дугаар, огноо, ажилтан, нийт тоо, нийт өртөг, нийт дүн, гүйлгээний утга болон төлөвийн мэдээллээр харах боломжтой. 

1. Зориулалт

Бараа материалын тооллого нь тухайн салбар, агуулах болон бараа материалын бодит үлдэгдлийг системийн бүртгэлтэй тулган шалгах зориулалттай. Тооллогын явцад системийн тоо, бодитоор тоолсон тоо, зөрүү болон үнийн дүнг харьцуулан хянаж, эцэст нь тооллогыг хааснаар шаардлагатай үлдэгдлийн өөрчлөлтийг бүртгэнэ. 

Цэс рүү нэвтрэх

1. NEXT ERP системд нэвтэрнэ.
2. Зүүн талын цэсээс «Бараа материал» модулийг сонгоно.
3. «Тооллого» дэд цэсийг сонгоно.
4. Тооллогын жагсаалтын цонх нээгдэнэ.

Тооллогын үндсэн ажлын урсгал

№	Үе шат	Үндсэн үйлдэл	Үр дүн
1	Тооллого үүсгэх	Шинэ тооллого үүсгэж, салбар/барааны хүрээг тодорхойлох	Тооллогын баримт үүснэ
2	Тоолох	Барааг бодитоор тоолно	Бодит тоо гарна
3	Дүн оруулах	Тоолсон тоог системд оруулах	Зөрүү автоматаар харагдана
4	Хянах	Бараа, тоо, зөрүү, үнийн дүнг шалгах	Тооллогын дүн баталгаажихад бэлэн болно
5	Журнал үүсгэх	Хаалтын өмнө журнал үүсгэж хадгалах	Зөрүүний санхүүгийн/бараа материалын бичилт бэлтгэгдэнэ
6	Тооллого хаах	Тооллогыг хаасан төлөвт шилжүүлэх	Зөвшөөрөгдсөн зөрүү үлдэгдэлд тусна

2. Тооллогын жагсаалт

Тооллогын жагсаалт нь өмнө үүсгэсэн тооллогуудыг хайх, шүүх, нээж шалгах болон шинэ тооллого үүсгэх үндсэн дэлгэц юм.

Шүүлтүүрийн хэсэг

№	Үе шат	Үндсэн үйлдэл	Үр дүн
1	Тооллого үүсгэх	Шинэ тооллого үүсгэж, салбар/барааны хүрээг тодорхойлох	Тооллогын баримт үүснэ
2	Тоолох	Барааг бодитоор тоолно	Бодит тоо гарна
3	Дүн оруулах	Тоолсон тоог системд оруулах	Зөрүү автоматаар харагдана
4	Хянах	Бараа, тоо, зөрүү, үнийн дүнг шалгах	Тооллогын дүн баталгаажихад бэлэн болно
5	Журнал үүсгэх	Хаалтын өмнө журнал үүсгэж хадгалах	Зөрүүний санхүүгийн/бараа материалын бичилт бэлтгэгдэнэ.
6	Тооллого хаах	Тооллогыг хаасан төлөвт шилжүүлэх	Зөвшөөрөгдсөн зөрүү үлдэгдэлд тусна

Жагсаалтаас хийх үйлдэл

• Шинэ тооллого нэмэх.
• Үүссэн тооллогыг нээж дэлгэрэнгүй мэдээллийг харах.
• Тооллогын төлөв болон явцыг хянах.
• Шүүлтүүр ашиглан тодорхой хугацаа, салбарын тооллогыг олох.

3. Шинэ тооллого үүсгэх

Тооллогын бүртгэлийг эхлүүлэхдээ жагсаалтын «Шинэ» үйлдлийг сонгож, тооллогын үндсэн мэдээллийг бүртгэнэ.

1. «Бараа материал → Тооллого» цэс рүү орно.
2. Жагсаалтын дээд хэсгээс «Шинэ» үйлдлийг сонгоно.
3. Тооллогын үндсэн мэдээллийг бөглөнө.
4. Тооллогод хамрагдах барааны жагсаалтыг шалгана.
5. Тооллогын баримтыг хадгална.

Мэдээлэл	Юуг тодорхойлох вэ?	Анхаарах зүйл
Тооллогын дугаар	Тооллогын баримтыг ялгах дугаар.	Системийн үүсгэсэн дугаарыг өөрчлөхгүй байх нь зүйтэй.
Огноо	Тооллоготой холбоотой бүртгэлийн огноо.	Бодит тооллогын өдөртэй нийцүүлнэ.
Салбар	Тооллого хийх салбар/байршил.	Бодит тоолсон салбарыг зөв сонгоно.
Тооллогын төрөл/төлөв	Тооллогын явц болон зориулалт.	Төлөвийг ажлын үе шаттай уялдуулна.
Барааны жагсаалт	Тоолох бараанууд.	Тоолох хүрээг эхлээд нягтална.

4. Барааны журнал нэмэх

Тооллогын дүн оруулах үед бараа тус бүрийн системийн тоо болон бодитоор тоолсон тоог харьцуулж, зөрүүг хянана. Дүн оруулалт нь гар утасны апп-аар эсхүл энэхүү дэлгэцээр хийгдэх боломжтой.

1. Тооллогын баримтыг нээнэ.
2. Барааны жагсаалтаас тухайн барааг олно.
3. Бодитоор тоолсон тоог оруулна.
4. Системийн тоо, тоолсон тоо, зөрүүг харьцуулна.
5. Бүх барааны дүнг бүрэн оруулсны дараа нийт дүнг шалгана.

Тооллогын дүнг ойлгох нь

Үзүүлэлт	Утга	Жишээ
Системийн тоо	Тооллого эхлэх үеийн системийн үлдэгдэл.	59 ширхэг
Тоолсон тоо	Бодитоор тоолсон үлдэгдэл.	56 ширхэг
Зөрүү	Тоолсон тоо ба системийн тооны ялгаа.	-3 ширхэг
Нэгж өртөг	Тухайн барааны өртөг.	2,500₮
Зөрүүний дүн	Зөрүүг өртгөөр илэрхийлсэн дүн.	-7,500₮

5. Тооллогын мөрийг шалгах ба хэвлэх

Тооллогын явцад дүнг цаасан хэлбэрээр авч, тоолох ажилтнуудад ашиглуулах шаардлагатай бол тооллогын хуудсыг хэвлэж болно.

Тооллогын хуудас хэвлэх

1. Тооллогын баримтыг нээнэ.
2. Тооллогын дүн оруулж буй төлөвт байх үед хэвлэх үйлдлийг сонгоно.
3. Хэвлэх preview-гээс барааны жагсаалт, код, баркод, хэмжих нэгж, нэгж үнэ/өртөг болон тоолох тоо зэрэг мэдээллийг шалгана.
4. Шаардлагатай бол хэвлэж, тооллогын комисст ашиглуулна.

Тооллогын хуудсыг ашиглах зөвлөмж

• Хэвлэсэн хуудсыг бодит тооллогын үндсэн баримт болгон ашиглаж болно.
• Барааг баркод эсхүл барааны кодоор таньж, нэр болон хэмжих нэгжийг давхар шалгана.
• Тоолсон тоог нэгжийн зөв хэмжүүрээр оруулна.
• Гарын үсэг, комиссын баталгаажуулалт шаардлагатай бол байгууллагын дотоод журмын дагуу гүйцэтгэнэ.

6. Журнал үүсгэх ба тооллого хаах

Тооллогын зөрүүг эцэслэн баталгаажуулахын өмнө журнал үүсгэж хадгална. Тооллого хаах үйлдэл нь тооллогын үр дүнг эцэслэн баталгаажуулах шат юм.

1. Тооллогын бүх барааны бодит тоог оруулж дуусгана.
2. Системийн тоо, тоолсон тоо, зөрүү болон үнийн дүнг дахин шалгана.
3. Тооллогын «Журнал» хэсэгт орно.
4. Шаардлагатай журналын бичилтийг үүсгэнэ.
5. Журналыг хадгална.
6. Журнал зөв үүссэн эсэхийг шалгасны дараа тооллогыг «Хаасан» төлөвт шилжүүлнэ.

7. Тооллого хаагдсаны дараах үр дүн

Тооллого хаагдсанаар бодит тооллого болон системийн үлдэгдлийн зөрүүг эцэслэн баталгаажуулна. Хаасан тооллогын тайлангаар системийн тоо, тоолсон тоо, зөрүү болон үнийн дүнг нэг дор харах боломжтой.

Жишээ: Тооллогын үр дүн

Бараа	Системийн тоо	Тоолсон тоо	Зөрүү	Нэгж өртөг	Зөрүүний дүн
Сэнгүр	56	55	-1	4,500₮	-4,500₮
Алтанговь	40	40	0	5,000₮	0₮
Тигер	149	151	+2	4,100₮	+8,200₮
Гуляш	30	30	0	17,500₮	0₮
Төмс	8	9	+1	1,000₮	+1,000₮

8. Хүчингүй болгох

Тооллого үүсгэж байх үед эсхүл тооллогын дүн оруулж байх үед тухайн тооллогыг цааш үргэлжлүүлэх шаардлагагүй болсон тохиолдолд «Хүчингүй» болгож болно.

Үйлдэл	Үр дүн	Бараа материалын үлдэгдэлд нөлөөлөх үү?
Тооллого үүсгэх	Тооллогын баримт эхэлнэ.	Үгүй
Дүн оруулах	Бодит тооллогын дүн бүртгэгдэнэ.	Шууд эцсийн өөрчлөлт биш
Журнал үүсгэх/хадгалах	Зөрүүний бичилт бэлтгэгдэнэ.	Хаалтын үйл явцтай холбоотой
Тооллого хаах	Тооллого эцэслэн баталгаажна.	Тийм — зөрүүг тусгана
Хүчингүй болгох	Тооллогын үйл явц цуцлагдана.	Үгүй — үлдэгдэл хөдөлгөхгүй

Хэзээ хүчингүй болгох вэ?

• Буруу салбар сонгосон.
• Буруу хугацаа/огноотой тооллого үүсгэсэн.
• Тооллогын хамрах хүрээ буруу болсон.
• Тооллогыг дахин шинээр эхлүүлэх шаардлагатай болсон.
• Бодит тооллогын ажиллагаа тасалдсан бөгөөд тухайн баримтыг цааш ашиглахгүй болсон.

9. Тооллого хийх аргачлал

Тооллогыг зөвхөн системд тоо оруулах ажиллагаа гэж үзэхгүй, бодит агуулахын хяналттай уялдуулан гүйцэтгэх нь зүйтэй.

Үе шат	Хийх ажил	Хариуцагч	Хяналтын цэг
Бэлтгэл	Тоолох салбар, барааны хүрээ, огноог батлах	Агуулах/санхүү	Давхар тооллого байхгүй
Тоолох	Барааг физикээр тоолох	Тооллогын комисс	Нэгж/баглаа боодол зөв
Оруулах	Бодит тоог системд оруулах	Бүртгэгч	Барааны код, тоо зөв
Шалгах	Зөрүүтэй мөрүүдийг дахин тоолох	Комисс	Зөрүүний шалтгаан тодорхой
Журнал	Журнал үүсгэж хадгалах	Санхүү/эрх бүхий ажилтан	Журналын бичилт зөв
Хаах	Тооллогыг хаах	Эрх бүхий ажилтан	Эцсийн дүн баталгаатай

Зөрүү гарсан үед шалгах дараалал

1. Барааны код болон нэр зөв эсэх.
2. Хэмжих нэгж зөв эсэх.
3. Системийн үлдэгдлийн суурь огноо зөв эсэх.
4. Тоолсон тоог дахин тоолох.
5. Сүүлд хийгдсэн орлого, зарлага, шилжилт хөдөлгөөнийг шалгах.
6. Баглаа боодол, хайрцаг, ширхэгийн хөрвүүлэлт зөв эсэхийг шалгах.
7. Зөрүү бодит гэдэг нь баталгаажсаны дараа л журнал болон хаалтыг хийх.

10. Анхаарах зүйлс

№	Анхаарах зүйл	Зөвлөмж
1	Огноо	Тооллогын огноо бодит тооллогын ажиллагаатай нийцсэн байх.
2	Салбар	Буруу салбар сонгосон тооллого нь буруу үлдэгдэлтэй харьцуулалт үүсгэнэ.
3	Барааны код	Нэр төстэй бараа олон байдаг тул код/баркодыг давхар шалгах.
4	Хэмжих нэгж	Ширхэг, кг, литр, хайрцаг зэрэг нэгжийг андуурахгүй байх.
5	Дүн оруулалт	Тоолсон тоог оруулахдаа илүү/дутуу орон, аравтын бутархай, баглаа боодлын тооцоог шалгах.
6	Зөрүү	Зөрүүтэй мөрүүдийг шууд хаахгүй, эхлээд дахин тоолж шалтгааныг тогтоох.
7	Хөдөлгөөн	Тооллогын явцтай давхцсан орлого/зарлага/шилжилт нь зөрүү үүсгэж болзошгүй тул тооллогын үеийн хөдөлгөөнийг хянана.
8	Журнал	Тооллого хаахаас өмнө журнал үүсгэж хадгалсан байх шаардлагатай.
9	Хүчингүй	Хүчингүй болгосон тооллого нь үлдэгдэлд ямар нэг хөдөлгөөн үүсгэхгүй.
10	Хаалт	Хаахаас өмнө бүх мэдээллийг эцсийн байдлаар нягтална. Хаалт нь эцсийн баталгаажуулалт юм.

Баталгаажуулахын өмнөх checklist

□ Тооллогын огноо зөв.

□ Салбар зөв.

□ Тоолох барааны хүрээ зөв.

□ Барааны код/баркод зөв.

□ Хэмжих нэгж зөв.

□ Бодит тоолсон тоо бүрэн оруулсан.

□ Зөрүүтэй барааг дахин шалгасан.

□ Нийт тоолсон тоо болон үнийн дүнг хянасан.

□ Журнал үүсгэж хадгалсан.

□ Тооллого хаах эсхүл хүчингүй болгох шийдвэр зөв.

11. Богино жишээ

Жишээ нь Төв оффисын салбар дээр 2026.08.28-нд тооллого хийхээр боллоо гэж үзье.

Алхам	Хийх үйлдэл	Жишээ үр дүн
1	Тооллого үүсгэх	Төв оффис / 2026.08.28
2	Барааны жагсаалтыг бэлтгэх	Сэнгүр, Алтанговь, Тигер, Гуляш, Төмс гэх мэт
3	Тоолох	Сэнгүр 55 ширхэг
4	Системтэй харьцуулах	Систем 56 → зөрүү -1
5	Дахин шалгах	Тооллогын комисс 55 гэж баталгаажуулсан
6	Журнал үүсгэж хадгалах	Зөрүүний журнал бэлэн
7	Тооллого хаах	Хаасан төлөвт шилжинэ
8	Үр дүнг тайлангаар шалгах	Системийн болон тоолсон дүн харьцуулагдана

Энэ жишээнд юуг хамгийн түрүүнд шалгах вэ?

• Сэнгүрийн барааны код/баркод зөв эсэх.
• 56 ширхэгийн системийн үлдэгдэл зөв суурьтай эсэх.
• 55 ширхэг бодит тооллого үнэн зөв эсэх.
• Тооллогын үеэр Сэнгүрт орлого, зарлага, шилжилт хийгдээгүй эсэх.
• Журнал зөв үүссэн эсэх.
• Зөвшөөрөлтэй ажилтан л эцсийн хаалт хийсэн эсэх.

12. Процессын зураглал

Тооллого үүсгэх   →   Бодитоор тоолох   →   Дүн оруулах   →   Зөрүүг шалгах  →  Журнал үүсгэх   →   Тооллого хаах

Хэрэв тооллого буруу болсон бол

Тооллого үүсгэх / дүн оруулах  →  Хүчингүй болгох  →  Шаардлагатай бол шинэ тооллого үүсгэх

Дүгнэлт

NEXT ERP-ийн Тооллого функц нь бодит бараа материалын үлдэгдлийг системийн үлдэгдэлтэй харьцуулж, зөрүүг хянах, баталгаажуулах, шаардлагатай үед үлдэгдэлд тусгах боломжийг олгоно. Тооллогын чанар нь зөвхөн системд тоо оруулснаар бус, тооллогын бэлтгэл, бодит тооллого, зөрүүний шалгалт, журналын хяналт болон эцсийн хаалтын сахилгаас шууд хамаарна.

Холбоотой хэсгүүд