Худалдан авалтын захиалга

1. Зориулалт  

Худалдан авалтын захиалга нь нийлүүлэгч тус бүрээр худалдан авах бараа, тоо хэмжээ, захиалгын төрөл болон хүлээн авах нөхцөлийг тодорхойлон бүртгэхэд ашиглагдана. 

Үндсэн дүрэм: Нийлүүлэгчийн барааны худалдан авалтын үнийг “Худалдан авалтын үнэ” хэсэгт урьдчилан оруулсан байна. Үнэ оруулсан бараануудын хувьд л тухайн нийлүүлэгчээр захиалга хийх боломжтой. 

Ажлын үндсэн дараалал: 

1. Нийлүүлэгчийн барааны худалдан авалтын үнийг бүртгэнэ. 
2. Худалдан авалтын захиалгын жагсаалтаас шинэ захиалга үүсгэнэ. 
3. Нийлүүлэгч болон захиалгын төрлийг сонгоно. 
4. Захиалах барааг сонгон тоо хэмжээг оруулна. 
5. Шаардлагатай бол барааг бөөнөөр оруулна. 
6. Захиалгыг шалгаж баталгаажуулан “Захиалсан” төлөвт шилжүүлнэ. 
7. Захиалгын хуудсыг хэвлэнэ. Баталгаажсан захиалгад үндэслэн орлого авах боломжтой. 

2. Худалдан авалтын үнэ 

Нийлүүлэгчийн барааны өртөг үнэ буюу худалдан авалтын үнийг энэ хэсэгт оруулна. Энэ бүртгэл нь дараагийн худалдан авалтын захиалгад тухайн нийлүүлэгчээс сонгож болох барааны суурь мэдээлэл болно. 

Ажиллах дараалал: 

1. Худалдан авалтын үнэ цэсийг нээнэ. 
2. Нийлүүлэгчийг сонгоно. 
3. Тухайн нийлүүлэгчээс худалдан авах барааны үнийг бүртгэнэ. 
4. Бүртгэлээ хадгалсны дараа захиалга үүсгэх хэсэгт тухайн барааг ашиглана. 

Анхаарах

Захиалгад бараа харагдахгүй байвал эхлээд тухайн нийлүүлэгчийн хувьд худалдан авалтын үнэ оруулсан эсэхийг шалгана.

3. Худалдан авалтын захиалгын жагсаалт 

Захиалгын жагсаалт нь өмнө үүсгэсэн худалдан авалтын захиалгуудыг нэг дороос хянах хэсэг. Дээд хэсгийн шүүлтээр шаардлагатай захиалгын мэдээллийг шүүн харж болно. 

Жагсаалтыг ашиглахдаа: 

1. Шаардлагатай шүүлтийн нөхцөлийг сонгоно. 
2. Жагсаалтаас захиалгын мэдээлэл болон төлөвийг шалгана. 
3. Засах шаардлагатай бол баталгаажаагүй захиалгыг нээж ажиллана. 
4. Шинэ захиалга үүсгэх бол шинэ бүртгэл рүү орно. 

4. Шинэ захиалга хийх 

Нэг захиалга нь аль нэг нийлүүлэгчийн хувьд үүснэ. Захиалгын төрлөөс хамаарч барааг төв агуулах дээр хүлээн авах эсвэл шууд хүргэлтийн үед дэлгүүр дээр хүлээн авах нөхцөлийг сонгоно. 

Шат дараалал: 

1. Захиалга хийх нийлүүлэгчээ сонгоно. 
2. Хүлээн авах нөхцөлдөө тохирох захиалгын төрлийг сонгоно. 
3. Захиалгад орох бараануудыг сонгоно. 
4. Бараа тус бүрийн захиалах тоо хэмжээг оруулна. 
5. Захиалгын мэдээллийг шалган хадгална. 
6. Энэ шатанд “Захиалж байгаа” төлөв нь захиалга хараахан баталгаажаагүйг илэрхийлнэ. 

5. Захиалгын төрөл 

Эх сурвалжид захиалгын төрлийг дараах дөрвөн сонголттой гэж тодорхойлсон. Тухайн барааны онцлог болон нийлүүлэлтийн нөхцөлөөс хамаарч тохирох төрлийг сонгоно. 

6. Захиалгын төлөв 

Захиалгын төлөв нь баримт баталгаажсан эсэх болон дараагийн ажиллагаанд ашиглах боломжийг илэрхийлнэ. 

Анхаарах

“Захиалсан” төлөвт шилжүүлэхийн өмнө нийлүүлэгч, төрөл, бараа болон захиалгын тоо хэмжээг дахин шалгана.

7. Барааг бөөнөөр оруулах 

Нийлүүлэгчээ сонгосны дараа тухайн нийлүүлэгчийн хувьд худалдан авалтын үнэ бүртгэсэн боломжтой бараанууд жагсаалтаар гарч ирнэ. Эдгээр барааг захиалгын хэсэг рүү бөөнөөр оруулж болно. 

1. Нийлүүлэгчийг сонгоно. 
2. Бөөнөөр оруулах сонголтыг нээнэ. 
3. Гарч ирсэн барааны жагсаалтаас шаардлагатай бараануудыг сонгоно. 
4. Сонгосон бараануудыг захиалгын мөрүүдэд оруулна. 
5. Оруулсан барааны тоо хэмжээ болон мэдээллийг шалгана. 

Анхаарах

Жагсаалтад зөвхөн тухайн нийлүүлэгчийн хувьд боломжтой, үнэ бүртгэгдсэн бараа гарах үндсэн логиктой.

8. Захиалгын хуудас хэвлэх 

Захиалга “Захиалж байгаа” эсвэл “Захиалсан” төлөвтэй үед тухайн захиалгын баримтыг хэвлэн авч болно. Баталгаажсан буюу “Захиалсан” төлөвийн үед санхүүгийн тамга болон нягтлангийн гарын үсэг зурагдсан байдлаар гарах боломжтой. 

Хэвлэхийн өмнө нийлүүлэгчийн мэдээлэл, захиалгын огноо, барааны код/нэр, захиалсан тоо хэмжээ, үнэ болон нийт дүнг шалгана. 

9. Дэлгэрэнгүй жишээ 

Жишээ: Нэг нийлүүлэгчээс төв агуулахад бараа захиалах 

Доорх жишээ нь цэсийн ажиллагааг ойлгуулах зорилготой бөгөөд нийлүүлэгч, бараа, тоо хэмжээ нь жишээ утга болно. 

1. Нийлүүлэгч А-ийн бараануудын худалдан авалтын үнийг “Худалдан авалтын үнэ” хэсэгт бүртгэнэ. 
2. Худалдан авалтын захиалгын жагсаалтаас шинэ захиалга үүсгэнэ. 
3. Нийлүүлэгч А-г сонгоно. 
4. Барааны нийлүүлэлтийн нөхцөлд тохирох захиалгын төрлийг сонгоно. 
5. Бөөнөөр оруулах хэсгээс үнэ бүртгэсэн Бараа 1, Бараа 2, Бараа 3-ыг сонгоно. 
6. Захиалах тоо хэмжээг жишээлбэл 10, 20, 5 гэж оруулна. 
7. “Захиалж байгаа” төлөв дээр мэдээллээ шалгана. 
8. Мэдээлэл зөв бол “Захиалсан” төлөвт шилжүүлж баталгаажуулна. 
9. Захиалгын хуудсыг хэвлэнэ. 
10. Баталгаажсан худалдан авалтын захиалгад үндэслэн барааны орлого авах дараагийн ажиллагааг хийнэ. 

10. Анхаарах зүйлс 

• Захиалга нийлүүлэгч тус бүрээр хийгдэнэ. Нэг захиалгад нийлүүлэгчийн логикийг холихгүй. 
• Худалдан авалтын үнэ бүртгээгүй бараа захиалгад ашиглагдахгүй байж болох тул эхлээд үнийн бүртгэлийг шалгана. 
• Захиалгын төрлийг барааны онцлог болон нийлүүлэлтийн бодит нөхцөлд тохируулан сонгоно. 
• “Захиалж байгаа” нь баталгаажаагүй, “Захиалсан” нь баталгаажсан төлөв гэдгийг ялгаж ажиллана. 
• Баталгаажсан захиалга нь орлого авах ажиллагааны үндэслэл болдог тул баталгаажуулахын өмнө тоо хэмжээ, бараа, нийлүүлэгчийг нягтална. 
• Бөөнөөр бараа оруулсны дараа шаардлагагүй мөр орсон эсэх, захиалах тоо хэмжээ зөв эсэхийг шалгана. 
• Хэвлэсэн баримтын тамга/гарын үсгийн харагдац нь захиалгын төлөвтэй холбоотой. 

11. Баталгаажуулах жагсаалт

Холбоотой хэсгүүд