Авлагын тооцоо журнал

Үзүүлэлт	Мэдээлэл
Систем	NEXT ERP
Цэс	Авлага → Тооцоо журнал
Үндсэн үйлдэл	Тооцоо үүсгэх / Тооцоо хаах
Зориулалт	Харилцагчийн авлагын тооцоог нэмэх, бууруулах, хянах
Баримт	Авлагын баримт

 1. Зориулалт 

“Авлагын тооцооны журнал” хэсэг нь NEXT ERP системд харилцагчтай холбоотой авлагын тооцоог журналаар бүртгэх, жагсаалтаар хянах, тооцоо үүсгэх болон тооцоо хаах гүйлгээг ялган харах, гүйлгээний дэлгэрэнгүйг шалгах, шаардлагатай тохиолдолд авлагын баримтыг хэвлэхэд ашиглагдана. 

Авлагын тооцооны журналын үндсэн ажлын урсгал: 

1. Авлага → Тооцоо журнал цэс рүү нэвтрэх. 

2. Огноо, данс, харилцагч болон шаардлагатай бусад шүүлтүүрээр жагсаалтыг шүүх. 

3. Шинэ гүйлгээ бүртгэх эсхүл жагсаалтаас өмнөх гүйлгээг нээх. 

4. Үндсэн мэдээлэлд төрөл, данс, харилцагч, дүн болон төлөвтэй холбоотой мэдээллийг шалгах.

5. Авлагын дэлгэрэнгүй хэсгийн данс, дебит/кредит, харилцагч, гүйлгээний утгыг шалгах. 

6. Тооцоо үүсгэх эсхүл Тооцоо хаах төрлийг зөв сонгосон эсэхийг шалгах. 

7. Дебит болон кредитийн нийт дүнг тэнцүүлэх. 

8. Гүйлгээг хадгалж, төлөвийг шалгах. 

9. Шаардлагатай бол Авлагын баримтыг хэвлэх. 

2. Авлагын тооцооны журналын жагсаалт 

Жагсаалтын цонхонд бүртгэгдсэн авлагын тооцооны гүйлгээнүүд нэг дор харагдана. Дээд хэсэгт шүүлтүүр, доод хэсэгт гүйлгээний жагсаалт болон нийт дүнгийн мэдээлэл байрлана. 

Зураг №1 дээрх жагсаалтын мөрүүдээс тухайн гүйлгээний төрөл, данс, харилцагч, дүн, огноо, утга болон төлөвийг нэг дороос хянах боломжтой. 

2.1 Шүүлтүүр хэсэг 

Шүүлтүүр	Зориулалт
Огноо	Тодорхой хугацаанд бүртгэгдсэн авлагын гүйлгээг шүүнэ.
Данс	Тодорхой авлагын данстай холбоотой гүйлгээг харахад ашиглана.
Харилцагч	Тухайн харилцагчийн авлага үүссэн/хаагдсан гүйлгээг төвлөрүүлэн харахад ашиглана.
Төлөв	Гүйлгээний төлвөөр жагсаалтыг шүүхэд ашиглана.

Шүүлтүүр ашиглах жишээ: 

1. Харилцагч талбарт шаардлагатай харилцагчийг сонгоно. 

2. Огнооны эхлэх болон дуусах хугацааг тохируулна. 

3. Шаардлагатай бол тухайн авлагын дансыг сонгоно. 

4. Ингэснээр тухайн нөхцөлд хамаарах авлагын тооцооны гүйлгээнүүдийг жагсаалтаас шалгана.

2.2 Жагсаалтын бүтэц 

Багана	Тайлбар
Дугаар	Авлагын тооцооны гүйлгээний дугаар.
Төрөл	“Тооцоо үүсгэх” эсхүл “Тооцоо хаах” зэрэг гүйлгээний төрөл.
Дансны дугаар	Гүйлгээнд ашигласан авлагын дансны дугаар.
Дансны нэр	Сонгосон дансны нэр.
Валют	Гүйлгээний валют, жишээ нь MNT.
Харилцагч	Авлагын тооцоотой холбоотой харилцагч.
Дүн	Валютын дүнгээрх гүйлгээний хэмжээ.
Ханш	Тухайн гүйлгээнд хэрэглэсэн ханш.
Дүн (төг)	Ханшаар хөрвүүлсэн төгрөгийн дүн.
Огноо	Гүйлгээ бүртгэгдсэн огноо.
Гүйлгээний төрөл	Холбогдох гүйлгээний төрөл/ангилал.
Гүйлгээний дугаар	Холбогдох гүйлгээний дугаар.
Гүйлгээний утга	Авлагын гүйлгээний тайлбар, зориулалт.
Төлөв	Тухайн гүйлгээний одоогийн төлөв.
Төсөл	Хэрэв ашигласан бол холбогдох төслийн мэдээлэл.

 Жагсаалтын доод хэсэгт тухайн шүүлтүүрийн нөхцөлөөр харагдаж буй гүйлгээний тоо болон нийт дүнгийн нийлбэр харагдана. 

2.3 Жагсаалтаас гүйлгээ нээх 

1. Авлагын тооцооны журналын жагсаалтаас шаардлагатай гүйлгээг олно. 

2. Тухайн гүйлгээний мөр дээр Double click хийнэ. 

3. Гүйлгээний дэлгэрэнгүй цонх нээгдэнэ. 

4. Нээсэн гүйлгээний төрөл, харилцагч, данс, дүн болон дэлгэрэнгүй мөрүүдийг шалгана. 

3. Тооцооны журналын гүйлгээ бүртгэх 

Шинэ авлагын гүйлгээ бүртгэхдээ жагсаалтын дээд хэсгийн “Шинэ” үйлдлийг ашиглан дэлгэрэнгүй цонхыг нээнэ. Зураг №2-т авлагын тооцооны гүйлгээний үндсэн хэсэг болон “Авлагын дэлгэрэнгүй” мөрүүд харагдаж байна. 

3.1 Үндсэн мэдээлэл 

Талбар	Зураг дээрх жишээ	Тайлбар
Төрөл	Тооцоо үүсгэх	Авлагын гүйлгээний үйлдлийг сонгоно.
Дансны дугаар	120100000	Авлагын тооцоонд ашиглах данс.
Харилцагч	Хишиг буян РД:3650464Б Буяндэрт ХХК Цогт-Овоо	Авлага үүсэх харилцагч.
Дүн	2,300,000.00	Авлагын гүйлгээний дүн.
Төлөв	Авлага үүсгэж байна	Зураг дээрх гүйлгээний төлөвийн жишээ.

3.2 Авлагын дэлгэрэнгүй 

“Авлагын дэлгэрэнгүй” хэсэгт тухайн гүйлгээний журналын мөрүүдийг харуулна. Мөр нэмэх болон мөр хасах үйлдлээр шаардлагатай мөрүүдийг тохируулж болно. 

Багана/үйлдэл	Тайлбар
Мөр нэмэх	Шинэ журналын мөр нэмнэ.
Мөр хасах	Шаардлагагүй мөрийг хасна.
Дансны дугаар	Журналын мөрөнд ашиглах данс.
Дансны нэр	Сонгосон дансны нэр.
Валют	Тухайн мөрийн валют.
Дебит дүн	Тухайн мөрийн дебит дүн.
Кредит дүн	Тухайн мөрийн кредит дүн.
Харилцагч	Авлагатай холбоотой харилцагч.
Гүйлгээний утга	Мөрийн гүйлгээний тайлбар.
МХ үзүүлэлт	Зураг дээр харагдах нэмэлт үзүүлэлтийн багана.

Зураг №2-ын жишээнд:  

• 120100000 — Борлуулалтын дансны авлагын дансанд Дебит 2,300,000.00 байна. 

• 110100002 — Харилцах - Хаан банк - төгрөг дансанд Кредит 2,300,000.00 байна. 

• Хоёр мөрөнд ижил харилцагчийн мэдээлэл холбогдсон байна. 

• Доод нийлбэрт Дебит 2,300,000.00, Кредит 2,300,000.00 гэж тэнцсэн байна. 

3.3 Тооцоо үүсгэх 

“Тооцоо үүсгэх” төрөл нь тухайн харилцагчийн авлагын дүнг нэмэгдүүлэхэд ашиглагдана. Иймээс энэ төрлийн гүйлгээнд авлага үүсэж байгаа шалтгаан, харилцагч, авлагын данс болон дүнг баримттай нь тулган бүртгэнэ. 

1. Гүйлгээний төрлөөс “Тооцоо үүсгэх”-ийг сонгоно. 

2. Авлагын дансыг сонгоно. 

3. Авлага үүсэх харилцагчийг сонгоно. 

4. Авлагын дүнг оруулна. 

5. Авлагын дэлгэрэнгүй хэсгийн журналын мөрүүдийг шалгана. 

6. Авлагын дансны дебит болон эсрэг дансны кредит бичилт тухайн гүйлгээний дүнтэй нийцэж байгаа эсэхийг шалгана.

7. Гүйлгээний утгыг баримттай нийцүүлэн ойлгомжтой оруулна. 

8. Дебит, кредитийн нийт дүн тэнцсэн эсэхийг шалгаад хадгална. 

Үр дүн 
Тооцоо үүсгэх гүйлгээ амжилттай бүртгэгдсэнээр тухайн харилцагчийн авлагын үлдэгдэл нэмэгдэх үндэс бүрдэнэ.

3.4 Тооцоо хаах 

“Тооцоо хаах” төрөл нь тухайн харилцагчийн өмнө үүссэн авлагыг төлөлт болон холбогдох хаалтын гүйлгээгээр бууруулахад ашиглагдана. 

1. Гүйлгээний төрлөөс “Тооцоо хаах”-ыг сонгоно. 

2. Авлагыг хаах харилцагчийг зөв сонгоно. 

3. Авлагын холбогдох дансыг сонгоно. 

4. Хаах дүнг тухайн төлөлт/хаалтын баримттай тулган оруулна. 

5. Авлагын дэлгэрэнгүй мөрүүдэд авлагын дансны кредит бичилт болон эсрэг дансны дебит бичилтийг шалгана. 

6. Харилцагчийн мэдээлэл хоёр талын бичилтэд зөв холбогдсон эсэхийг шалгана. 

7. Дебит, кредитийн нийт дүн тэнцсэн эсэхийг шалгана. 

8. Хадгалсны дараа тухайн харилцагчийн авлагын үлдэгдэл буурсан эсэхийг тайлангаар шалгана.

3.5 Дебит, кредитийн тэнцэл 

Авлагын тооцооны журналын гүйлгээг хадгалах / журнал бичихийн өмнө дэлгэрэнгүй мөрүүдийн дебит болон кредитийн нийлбэрийг заавал шалгана. 

Шалгах зүйл	Зөв төлөв
Нийт дебит	Нийт кредиттэй тэнцүү.
Үндсэн дүн	Дэлгэрэнгүй мөрүүдийн бичилттэй нийцсэн.
Авлагын данс	Зөв авлагын данс сонгогдсон.
Харилцагч	Баримттай тохирсон харилцагч холбогдсон.
Төрөл	Тооцоо үүсгэх / Тооцоо хаах зөв сонгогдсон.

3.6 Хадгалах ба төлөв 

Гүйлгээний үндсэн мэдээлэл болон дэлгэрэнгүй мөрүүдийг шалгасны дараа хадгална. Хадгалсны дараа жагсаалт болон дэлгэрэнгүй цонхонд харагдах төлөвийг шалгана. 

Зураг №1-ийн жагсаалтад жишээ гүйлгээнүүд “Үүсгэсэн” төлөвтэй харагдаж байна. Зураг №2-ын дэлгэрэнгүй цонхонд “Авлага үүсгэж байна” төлөвийн жишээ харагдаж байна. Төлөвийн нэр нь тухайн дэлгэц, гүйлгээний үе шатнаас хамаарч ялгаатай харагдаж болохыг зурагт үндэслэн анхаарна. 

4. Авлагын баримт хэвлэх 

Авлагын тооцооны гүйлгээг бүртгэсний дараа холбогдох баримтыг хэвлэх боломжтой. Зураг №3-т “АВЛАГЫН БАРИМТ” хэлбэрийн хэвлэлийн жишээ харагдана.

Баримтын хэсэг	Зураг дээрх жишээ	Зориулалт
Баримтын нэр	АВЛАГЫН БАРИМТ	Авлагын гүйлгээний баримтын төрөл.
Дугаар	354	Гүйлгээг ялган таних дугаар.
Огноо	2026.09.08	Баримтын огноо.
Данс	120100000	Авлагын данс.
Дүн	2,300,000.00	Авлагын гүйлгээний дүн.
Төлөв	Гүйлгээ хийж байна	Зураг дээрх баримтын төлөв.
Гүйлгээний утга	Бохирын хоолой худалдан ав...	Гүйлгээний зориулалт.
Харилцагч	Хишиг буян РД:3650464Б ...	Авлагын харилцагч.
Төрөл	Тооцоо үүсгэх	Баримтын гүйлгээний төрөл.

 Баримтын доод хэсэгт үзүүллэг өгсөн хариуцагч болон шалгасан нягтлан бодогчийн гарын үсгийн хэсэг харагдана. 

5. Дэлгэрэнгүй жишээ 

Доорх жишээнүүд нь өгөгдсөн дэлгэцийн зургууд дээр харагдаж буй мэдээлэл, авлагын тооцооны журналын төрлийн логикт тулгуурлан бүртгэлийн дарааллыг ойлгуулах зорилготой. 

5.1 Тооцоо үүсгэх жишээ 

Нөхцөл: Хишиг буян ХХК-тай холбоотой 2,300,000₮-ийн авлага үүсгэж бүртгэнэ гэж үзье. Зураг №2 болон №3 дахь мэдээллийг жишээ болгон ашиглав. 

1. Авлага → Тооцоо журнал цэс рүү орно. 

2. “Шинэ” үйлдлээр шинэ гүйлгээний дэлгэрэнгүй цонхыг нээнэ. 

3. Төрлийг “Тооцоо үүсгэх” гэж сонгоно. 

4. Дансны дугаарт 120100000 авлагын дансыг сонгоно. 

5. Харилцагчаар зурагт харагдах Хишиг буян РД:3650464Б Буяндэрт ХХК Цогт-Овоо харилцагчийг сонгоно. 

6. Дүнг 2,300,000.00 гэж оруулна. 

7. Авлагын дэлгэрэнгүй хэсэгт 120100000 дансны дебит 2,300,000.00 байгаа эсэхийг шалгана.

8. Эсрэг дансны кредит 2,300,000.00 байгаа эсэхийг шалгана. 

9. Дебит нийт 2,300,000.00, кредит нийт 2,300,000.00 болж тэнцсэн эсэхийг шалгана. 

10. Гүйлгээний утгыг баримтын зориулалттай нийцүүлэн тодорхой оруулна. 

11. Гүйлгээг хадгалж, төлөвийг шалгана. 

12. Шаардлагатай бол Авлагын баримтыг хэвлэж, бүртгэлтэй тулгана. 

Үзүүлэлт	Жишээ
Төрөл	Тооцоо үүсгэх
Авлагын данс	120100000
Харилцагч	Хишиг буян ХХК
Дүн	2,300,000₮
Дебит	2,300,000₮
Кредит	2,300,000₮

5.2 Тооцоо хаах жишээ 

Жишээ нөхцөл: Өмнө нь харилцагч дээр үүссэн 2,300,000₮-ийн авлагаас төлөлт орж, тухайн дүнгээр авлагыг хаана гэж үзье. Энэ нь авлагын үлдэгдлийг бууруулах гүйлгээ юм. 

1. Авлага → Тооцоо журнал хэсэгт орно. 

2. “Шинэ” үйлдлээр шинэ гүйлгээ үүсгэнэ. 

3. Төрлийг “Тооцоо хаах” гэж сонгоно. 

4. Авлагыг хаах тухайн харилцагчийг сонгоно. 

5. Холбогдох авлагын дансыг сонгоно. 

6. Хаах төлбөрийн дүнг баримттай тулган оруулна. 

7. Авлагын дансны кредит бичилт нь хааж буй авлагын дүнтэй нийцэж байгаа эсэхийг шалгана.

8. Төлбөр орсон мөнгөн дансны дебит бичилт зөв эсэхийг шалгана. 

9. Дебит ба кредитийн нийт дүнг тэнцүүлнэ. 

10. Хадгалсны дараа тухайн харилцагчийн авлагын үлдэгдэл буурсан эсэхийг “Товчоо”/тайлангийн мэдээлэлтэй тулгана.

Жишээний үр дүн 
Хэрэв 2,300,000₮-ийн авлага бүрэн хаагдсан бол тухайн гүйлгээний дараа уг авлагын үлдэгдэл 2,300,000₮-өөр буурах бөгөөд бүрэн хаасан нөхцөлд тухайн авлагын үлдэгдэл 0 болох ёстой.

6. Анхаарах зүйлс 

№	Анхаарах зүйл	Тайлбар
01	Тооцоо үүсгэх / хаах төрлийг зөв сонгох	Тооцоо үүсгэх нь авлагыг нэмэгдүүлнэ; Тооцоо хаах нь өмнөх авлагыг бууруулна.
02	Харилцагчийг зөв сонгох	Авлага нь харилцагчийн түвшинд хөтлөгдөх тул буруу харилцагч сонговол үлдэгдэл, тайлан зөрнө.
03	Авлагын дансыг зөв сонгох	Зөв авлагын данс ашиглахгүй бол санхүүгийн дансны үлдэгдэл буруу болно.
04	Дүнг баримттай тулгах	Үндсэн дүн болон дэлгэрэнгүй мөрийн дүн хоорондоо нийцсэн байх ёстой.
05	Дебит = Кредит	Хадгалах/журнал бичихийн өмнө нийт дебит болон кредит тэнцсэн эсэхийг шалгана.
06	Тооцоо хаах дүнг хэтрүүлэхгүй байх	Хаах дүн нь хааж буй авлага болон холбогдох баримтын бодит дүнтэй нийцсэн байх шаардлагатай.
07	Валют, ханшийг шалгах	Валютын гүйлгээ байвал валютын дүн, ханш, төгрөгийн дүнгийн уялдааг шалгана.
08	Гүйлгээний огноог шалгах	Баримтын огноо болон системийн гүйлгээний огноо нийцсэн эсэхийг шалгана.
09	Гүйлгээний утгыг тодорхой бичих	Дараа нь жагсаалт, тайлан болон баримтаас гүйлгээний агуулгыг таних боломжтой байна.
10	Төлөвийг хадгалсны дараа шалгах	Жагсаалт болон дэлгэрэнгүй цонхонд гүйлгээний төлөв зөв шилжсэн эсэхийг шалгана.
11	Баримтын мэдээллийг тулгах	Авлагын баримтын №, огноо, харилцагч, төрөл, дүн болон утгыг бүртгэлтэй тулгана.
12	Өмнөх авлагатай уялдуулах	Тооцоо хаах үед тухайн харилцагчийн өмнөх үүссэн авлагын үлдэгдэлтэй тулгаж байж хаалт хийнэ.

7. Баталгаажуулах жагсаалт

☐ Авлага → Тооцоо журнал хэсэгт зөв цэс нээсэн. 

☐ Шаардлагатай огнооны хугацааг зөв сонгосон. 

☐ Гүйлгээний төрөл зөв: Тооцоо үүсгэх / Тооцоо хаах. 

☐ Авлагын данс зөв сонгогдсон. 

☐ Харилцагч зөв сонгогдсон. 

☐ Гүйлгээний дүн баримттай тохирсон. 

☐ Валют болон ханш шаардлагатай бол зөв. 

☐ Гүйлгээний утга тодорхой. 

☐ Авлагын дэлгэрэнгүй мөрүүд бүрэн. 

☐ Авлагын дансны дебит/кредит бичилт зөв. 

☐ Нийт Дебит = Нийт Кредит. 

☐ Тооцоо хаах бол өмнө үүссэн авлагын үлдэгдэлтэй тулгасан. 

☐ Хадгалсны дараа гүйлгээний төлөвийг шалгасан. 

☐ Авлагын баримтыг шаардлагатай бол хэвлэсэн. 

☐ Хэвлэсэн баримтын дүн, харилцагч, огноо, төрөл болон утгыг бүртгэлтэй тулгасан. 

8. Дүгнэлт 

NEXT ERP-ийн “Авлагын тооцооны журнал” хэсэгт харилцагчийн авлагын тооцоог үүсгэх, өмнө үүссэн авлагыг хаах, бүртгэлүүдийг жагсаалтаас шүүн харах, дэлгэрэнгүй журналын мөрүүдийг шалгах болон авлагын баримтыг хэвлэх үндсэн үйлдлүүд хийгдэнэ. 

Ажиллах үндсэн зарчим: 

• Тооцоо үүсгэх үед авлагыг нэмэгдүүлэх бичилтийг зөв бүртгэнэ. 

• Тооцоо хаах үед тухайн харилцагчийн өмнө үүссэн авлагыг төлөлт/хаалтын дүнгээр бууруулна.

• Харилцагч болон авлагын дансны сонголтыг баримттай тулгана. 

• Үндсэн дүн болон дэлгэрэнгүй мөрүүдийн дүнг уялдуулна. 

• Нийт дебит болон кредитийг заавал тэнцүүлнэ. 

• Хадгалсны дараа гүйлгээний төлөв болон авлагын үлдэгдэлд гарсан өөрчлөлтийг шалгана.

• Шаардлагатай тохиолдолд Авлагын баримтыг хэвлэж бүртгэлтэй тулгана. 

Холбоотой хэсгүүд