Мастер дата

Энэхүү гарын авлагын зорилго

Мастер дата хэсгийн суурь мэдээлэл, эхний үлдэгдэл, харилцагч болон хэрэглэгчийн бүртгэлийг эх Source-ийн бүтэц, дараалал, зурагтай нь уялдуулан шат дараалалтай тайлбарлах.

Агуулга

№ 

Хэсэг 

Дэд хэсэг 

1 

Мастер дата цэсийн зориулалт

Ерөнхий бүтэц 

2 

Суурь мэдээллүүдийн бүртгэл

2.1 Суурь бүртгэл; 2.2 Ерөнхий журнал; 2.2.1 Дансны төлөвлөгөө; 2.3 Харилцагч; 2.4 Бараа материал; 2.5 Хөрөнгө; 2.6 Хүний нөөц; 2.7 Цалин; 2.7.1 Цалингийн үзүүлэлт; 2.8 ПОС; 2.9 Төсөл

3 

Эхний үлдэгдэл оруулах

3.1 Данс; 3.2 Мөнгөн хөрөнгө; 3.3 Өглөг/авлага; 3.4 Бараа; 3.5 Хөрөнгө 

4 

Харилцагч бүртгэх

Регистерийн дугаараар бүртгэх 

5 

Хэрэглэгч бүртгэх

Хэрэглэгчийн бүртгэл, гүйлгээний нууц үг 

6 

Нэгдсэн жишээ ба шалгах хуудас

Эхний өгөгдөл бэлтгэхээс баталгаажуулах хүртэл 

 1. Мастер дата цэсийн зориулалт 

Мастер дата нь систем ажиллахад шаардлагатай суурь мэдээллүүд, харилцагч, эхний үлдэгдэл, хэрэглэгчийн бүртгэл зэргийг хэлнэ. Эдгээрийн зарим нь компани бүртгүүлэх үед эсхүл системээс анхдагч байдлаар датагаар оруулсан байдаг.

  • Суурь мэдээлэл 

  • Эхний үлдэгдэл 

  • Харилцагч 

  • Хэрэглэгч 

Зураг № 1. Мастер дата цэсийн ерөнхий бүтэц 

2. Суурь мэдээллүүдийн бүртгэл 

Системээс модуль тус бүрийн анхдагч ажиллагааг хангах зорилгоор тохируулж өгсөн дата байх ба хэрэглэгч өөрийн хэрэгцээний дагуу өөрчлөлт хийх боломжтой юм.

  • Суурь бүртгэл 

  • Ерөнхий журнал 

  • Харилцагч 

  • Бараа материал 

  • Хөрөнгө 

  • Хүний нөөц 

  • Цаг бүртгэл 

  • Цалин 

  • ПОС 

  • Төсөл 

2.1 Суурь бүртгэлийн мастер дата 

Суурь бүртгэлийн хэсэг нь системийн үндсэн ажиллагаанд ашиглагдах анхдагч мэдээллийн хэсэг юм. Source-д энэ хэсгийн жагсаалт болон системийн дэлгэцийн бүтцийг харуулсан. 

Зураг № 2. Суурь бүртгэлийн мастер дата 
Анхаарах
Системээс анхдагч байдлаар өгөгдсөн мэдээллийг шууд устгах/өөрчлөхөөс өмнө тухайн мэдээлэл аль модульд ашиглагддагийг нягтална. Өөрчлөлт хийх бол байгууллагын бодит хэрэгцээтэй тулгана.

2.2 Ерөнхий журнал мастер дата 

Ерөнхий журналын мастер дата нь санхүүгийн бүртгэлийн суурь бүтэцтэй холбоотой мэдээллийг агуулна. 

Зураг № 3. Ерөнхий журналын мастер дата 

2.2.1 Дансны төлөвлөгөө 

Дансны төлөвлөгөөнд МУ-ын Сангийн сайдын 2014 оны 249-р тушаалын хавсралт дахь ААН-ийн нягтлан бодох бүртгэлийн дансны төлөвлөгөөг оруулсан бөгөөд хэрэглэгч өөрөө нэмэх, хасах эсхүл өөрчлөн зохион байгуулах боломжтой.

Зураг № 4. Дансны төлөвлөгөө 

Тухайн дансны банк дахь дансыг данс тус бүрийн ард бүртгэж өгөх боломжтой. Мөн 1-р болон 2-р гарын үсгийг дансны ард оруулж болох бөгөөд энэ нь мөнгөн хөрөнгийн модульд ашиглагдана.

Бүртгэх зүйл 

Зориулалт 

Жишээ 

Дансны төлөвлөгөө

Санхүүгийн бүртгэлийн дансны бүтэц 

Банкны данс, касс, орлого/зардлын данс

Банк дахь данс

Тухайн дансанд харгалзах банкны мэдээлэл 

Компанийн банкны харилцах данс

1-р гарын үсэг 

Мөнгөн хөрөнгийн модульд ашиглагдах гарын үсгийн мэдээлэл

Эрх бүхий ажилтан 

2-р гарын үсэг

Мөнгөн хөрөнгийн модульд ашиглагдах гарын үсгийн мэдээлэл

Эрх бүхий ажилтан 
Анхаарах
Дансны бүтэц өөрчлөхдөө тухайн данс бусад гүйлгээ, үлдэгдэл, тайлантай хэрхэн холбогдохыг нягтална. Ялангуяа банкны данс болон гарын үсгийн мэдээллийг зөв данстай нь холбох шаардлагатай.

2.3 Харилцагчийн мастер дата 

Харилцагчийн мастер дата нь харилцагчтай холбоотой мэдээллийг системд ашиглах үндсэн бүртгэл юм.

Зураг № 5. Харилцагчийн мастер дата 
Анхаарах
Харилцагчийг давхар бүртгэхээс сэргийлж регистерийн дугаарыг тулган шалгана. Source-д мөн өөрийн харилцагчийг регистерийн дугаараар бүртгэх шаардлагатай гэж заасан.

2.4 Бараа материал 

Бараа материалын мастер дата нь бараа материалын модульд ашиглагдах суурь мэдээллийг агуулна.

Зураг № 6. Бараа материалын мастер дата 
Жишээ
Байгууллага өөрийн барааны бүртгэлийг ашиглах бол барааны код, нэр зэрэг үндсэн мэдээлэл нь системийн дараагийн бараа материалын гүйлгээнд зөв ашиглагдахуйц байдлаар бүрдсэн байх шаардлагатай.

2.5 Хөрөнгө 

Хөрөнгийн мастер дата нь хөрөнгийн бүртгэлтэй холбоотой суурь мэдээллийг харуулна. 

Зураг № 7. Хөрөнгийн мастер дата 

 

Анхаарах
Хөрөнгийн бүртгэлийг эхний үлдэгдэлтэй уялдуулах шаардлагатай. Эхний үлдэгдэл оруулах үед хөрөнгө тус бүрийн мэдээлэл зөв сонгогдсон эсэхийг шалгана.

2.6 Хүний нөөц 

Хүний нөөцийн мастер дата нь ажилтантай холбоотой системийн суурь бүртгэлийг харуулна. 

Зураг № 8. Хүний нөөцийн мастер дата 

2.7 Цалин 

Цалингийн мастер дата хэсэгт цалингийн системийн суурь мэдээлэл харагдана. 

Зураг № 9. Цалингийн мастер дата 

 2.7.1 Цалингийн үзүүлэлт 

Системээс цалингийн анхдагч үзүүлэлтийг томьёоллын хамт оруулж өгсөн бөгөөд хэрэглэгч өөрийн шаардлагад тохируулан үзүүлэлт нэмэх, хасах, томьёоллыг өөрчлөх боломжтой.

Зураг № 10. Цалингийн үзүүлэлт, томьёолол 
Анхаарах
Цалингийн үзүүлэлт эсвэл томьёоллыг өөрчлөхийн өмнө тухайн үзүүлэлт цалингийн тооцоонд ямар нөлөөтэйг шалгаж, байгууллагын батлагдсан тооцоололтой тулгана.

2.8 ПОС 

ПОС-ийн мастер дата нь ПОС модульд ашиглагдах суурь бүртгэлийн мэдээллийг харуулна. 

Зураг № 11. ПОС-ийн мастер дата 

2.9 Төсөл 

Төслийн мастер дата нь төсөлтэй холбоотой суурь мэдээллийг бүртгэх/ашиглах хэсгийг харуулна.

Зураг № 12. Төслийн мастер дата 

3. Эхний үлдэгдэл оруулах 

Системд нэвтрэх үед хэрэглэгч нь системд эхний үлдэгдлийг оруулж өгөх боломжтой. Source-д эхний үлдэгдлийг дараах таван төрөлд хуваасан.

  • Дансны үлдэгдэл 

  • Мөнгөн хөрөнгийн үлдэгдэл 

  • Өглөг/авлагын үлдэгдэл 

  • Барааны үлдэгдэл 

  • Үндсэн хөрөнгийн үлдэгдэл 

Зураг № 13. Эхний үлдэгдлийн үндсэн цонх 

Үлдэгдлийн Excel форматыг дараах цэсээс авах боломжтой. 

Зураг № 14. Үлдэгдлийн Excel форматыг авах хэсэг 
Зураг № 15. Татагдсан Excel файлууд 
Зураг № 17. Дансны эхний үлдэгдлийн Excel загвар 
Чухал
Excel форматанд байгаа шар өнгөтэй баганууд нь заавал утга оруулахыг шаардана. Иймээс импорт/оруулалтын өмнө шар талбаруудыг бүрэн бөглөсөн эсэхийг шалгана.

3.1 Дансны эхний үлдэгдэл

Дансны үлдэгдэл оруулахад * хэсгийг бөглөнө. Дүн нь Дебит эсхүл Кредит талд тавигдах боломжтой.

Зураг № 18. Дансны эхний үлдэгдэл оруулах дэлгэц 

  1. Дансны үлдэгдлийн мэдээллийг бэлтгэнэ. 

  1. * тэмдэглэгээтэй шаардлагатай талбаруудыг бөглөнө. 

  1. Дүнг Дебит эсхүл Кредит талд зөв байрлуулна. 

  1. Түр хадгалах шаардлагатай бол түр хадгална. Энэ үед шалгуур ажиллахгүй. 

  1. Бүх мэдээлэл зөв болсон үед “Баталгаажуулах” дарна. Баталгаажсанаар эхний үлдэгдэл ерөнхий журнал дээр орно. 

Анхаарах
“Түр хадгалах” үед шалгуур ажиллахгүй. Тиймээс түр хадгалсан мэдээллийг эцсийн баталгаажуулалт хийхээс өмнө заавал нягтална.

3.2 Мөнгөн хөрөнгийн эхний үлдэгдэл 

Мөнгөн хөрөнгийн үлдэгдэл оруулахдаа * хэсгийг бөглөнө. 

Зураг № 19. Мөнгөн хөрөнгийн эхний үлдэгдэл 

  1. Мөнгөн хөрөнгийн шаардлагатай мэдээллийг бөглөнө. 

  2. Данс бүрийн үлдэгдлийг Дансны үлдэгдлийн дүнтэй тулгана. 

  3. Шаардлагатай бол түр хадгална. 

  4. Эцэст нь “Баталгаажуулах” дарж шалгуурыг ажиллуулна. 

Заавал шалгах
Мөнгөн хөрөнгийн дансны үлдэгдэл нь Дансны үлдэгдлийн дүнтэй тус бүрдээ тэнцэж байх ёстой.

3.3 Өглөг / авлагын эхний үлдэгдэл 

Өглөг/авлагын хэсэгт “Мөр нэмэх/мөр хасах” товчийг дарж харилцагч тус бүрээр өглөг/авлагыг оруулна.

Зураг № 20. Өглөг / авлагын эхний үлдэгдэл 

  1. Өглөг/авлагын хэсгийг нээнэ. 

  2. “Мөр нэмэх” ашиглан шаардлагатай харилцагчийн мөрийг нэмнэ. 

  3. Харилцагч тус бүрийн үлдэгдлийг оруулна. 

  4. “Мөр хасах” ашиглан буруу/илүү мөрийг хасна. 

  5. Нийт дүнг тухайн өглөг/авлагын дансны үлдэгдэлтэй тулгана. 

  6. Зөв бол “Баталгаажуулах” дарна. 

Заавал шалгах
Өглөг/авлагын дансаар бүртгэгдсэн үлдэгдэл нь Дансны үлдэгдлийн дүнтэй тус бүрдээ тэнцэж байх ёстой.

3.4 Бараа материалын үлдэгдэл 

Бараа материалын үлдэгдэл хэсэгт “Мөр нэмэх/мөр хасах” товчийг дарж бараа материал тус бүрээр үлдэгдлийг оруулна.

Зураг № 21. Бараа материалын үлдэгдэл 

  1. Бараа материалын үлдэгдлийн хэсгийг нээнэ. 

  2. Бараа материал тус бүрийн мөрийг нэмнэ. 

  3. Үлдэгдлийг бараа тус бүрээр оруулна. 

  4. Буруу мөрийг шаардлагатай бол хасна. 

  5. Данс тус бүрийн нийт дүнг Дансны үлдэгдэлтэй тулгана. 

  6. Зөв бол “Баталгаажуулах” дарна. 

Заавал шалгах
Бараа материалын үлдэгдэл нь данс тус бүрээрээ Дансны үлдэгдлийн дүнтэй тэнцүү байх ёстой.

3.5 Хөрөнгийн үлдэгдэл 

Хөрөнгийн үлдэгдэл хэсэгт “Мөр нэмэх/мөр хасах” товчийг дарж хөрөнгө тус бүрээр үлдэгдлийг оруулна.

 Зураг № 22. Хөрөнгийн үлдэгдэл 
Зураг № 23. Хөрөнгийн үлдэгдлийн дэлгэрэнгүй жагсаалт 

  1. Хөрөнгийн үлдэгдлийн хэсгийг нээнэ. 

  2. Хөрөнгө тус бүрээр мөр нэмнэ. 

  3. Үлдэгдлийг хөрөнгө тус бүрээр оруулна. 

  4. Данс тус бүрийн нийт дүнг Дансны үлдэгдэлтэй тулгана. 

  5. Шаардлагатай бол түр хадгална. 

  6. Зөв бол “Баталгаажуулах” дарж шалгуурыг ажиллуулна. 

Заавал шалгах
Хөрөнгийн үлдэгдэл данс тус бүрээрээ Дансны үлдэгдлийн дүнтэй тэнцүү байх ёстой.

4. Харилцагч бүртгэх 

Системд өөрсдийн харилцагчийг регистерийн дугаараар бүртгэж өгөх шаардлагатай. Системээс анхдагч байдлаар зарим харилцагчийг оруулж өгсөн болно.

Зураг № 24. Харилцагчийн жагсаалт 
Зураг № 25. Харилцагчийн бүртгэлийн дэлгэрэнгүй 
Зураг № 26. Харилцагчийн бүртгэлийн нэмэлт мэдээлэл 

  1. Харилцагчийн бүртгэлийн хэсгийг нээнэ. 

  2. Бүртгэх харилцагч системд байгаа эсэхийг шалгана. 

  3. Байхгүй бол харилцагчийн мэдээллийг бүртгэнэ. 

  4. Регистерийн дугаарыг зөв оруулж, давхардал байгаа эсэхийг шалгана. 

  5. Бүртгэлийг хадгалж жагсаалтад зөв үүссэн эсэхийг шалгана. 

Анхаарах
Харилцагчийг регистерийн дугаараар бүртгэнэ. Системд анхдагч байдлаар бүртгэгдсэн харилцагчийг дахин давхар бүртгэхгүй.

5. Хэрэглэгч бүртгэх 

Системд өөрсдийн систем ашиглах хэрэглэгчийг бүртгэж өгнө. Next ERP системд анх бүртгэл үүсгэгч хэрэглэгч нь гүйлгээний нууц үгийг солих боломжтой.

Зураг № 27. Хэрэглэгчийн жагсаалт 
Зураг № 28. Хэрэглэгчийн дэлгэрэнгүй бүртгэл 
Зураг № 29. Гүйлгээний нууц үг солих 

  1. Хэрэглэгчийн бүртгэлийн хэсгийг нээнэ. 

  2. Систем ашиглах ажилтны мэдээллийг бүртгэнэ. 

  3. Шаардлагатай хэрэглэгчийн мэдээллийг шалгана. 

  4. Хэрэглэгчийн бүртгэл хадгалагдсан эсэхийг жагсаалтаас шалгана. 

  5. Анх бүртгэл үүсгэгч хэрэглэгч шаардлагатай бол гүйлгээний нууц үгийг солино. 

Анхаарах
Хэрэглэгчийн бүртгэл болон гүйлгээний нууц үгийг зөвшөөрөлтэй ажилтнаар хариуцуулж, хэрэглэгч бүрийн мэдээллийг зөв бүртгэх нь зүйтэй.

6. Нэгдсэн жишээ: Шинэ байгууллагыг мастер датагаар бэлтгэх

Доорх жишээ нь Source-д өгсөн функц, дарааллыг ашиглан мастер дата бүрдүүлэх ажлыг ойлгоход зориулсан жишээ юм. Жишээний нэр, дүн нь тайлбарын зорилготой.

  1. Системд нэвтэрч “Мастер дата” цэсийг нээнэ. 

  2. Суурь бүртгэлийн мастер датагаа шалгана. 

  3. Ерөнхий журналын мастер дата болон дансны төлөвлөгөөг шалгана. 

  4. Шаардлагатай банкны данс, 1-р/2-р гарын үсгийн мэдээллийг холбогдох дансны ард бүртгэнэ.

  5. Харилцагч, бараа материал, хөрөнгө, хүний нөөц, цалин, ПОС, төслийн мастер датагаа байгууллагын хэрэгцээнд нийцүүлэн шалгана.

  6. Эхний үлдэгдлийн Excel загварыг татаж, шар өнгийн заавал бөглөх талбаруудыг бүрэн бөглөнө.

  7. Дансны эхний үлдэгдлийг Дебит/Кредит талд зөв байршуулж түр хадгална. 

  8. Мөнгөн хөрөнгө, өглөг/авлага, бараа материал, хөрөнгийн үлдэгдлүүдийг холбогдох дансны үлдэгдэлтэй тулгана.

  9. Бүх шалгуур зөв болсон үед эхний үлдэгдлийг баталгаажуулна. 

  10. Харилцагчдыг регистерийн дугаараар бүртгэж, давхардлыг шалгана. 

  11. Систем ашиглах хэрэглэгчдийг бүртгэж, шаардлагатай бол гүйлгээний нууц үгийг шинэчилнэ.

Хяналтын цэг 

Жишээ шалгалт 

Үр дүн 

Суурь дата 

Модульд ашиглах мэдээлэл зөв эсэх 

Зөв/засах шаардлагатай

Дансны төлөвлөгөө

Данс, банкны данс, гарын үсэг зөв эсэх 

Зөв/засах шаардлагатай

Эхний үлдэгдэл 

Дансны үлдэгдэлтэй төрөл тус бүрээр тэнцсэн эсэх

Тэнцсэн/тэнцээгүй 

Харилцагч 

Регистерийн дугаар давхардаагүй эсэх 

Зөв/давхардсан 

Хэрэглэгч 

Систем ашиглах хэрэглэгч бүртгэгдсэн эсэх 

Зөв/дутуу 

7. Анхаарах зүйлс 

1. Source-ийн дарааллыг алдагдуулахгүй байх
Мастер дата → Суурь мэдээлэл → Ерөнхий журнал → Дансны төлөвлөгөө → бусад мастер дата → Эхний үлдэгдэл → Харилцагч → Хэрэглэгч гэсэн үндсэн логикийг баримтална.
2. Анхдагч датаг шууд өөрчлөхгүй байх
Системээс өгөгдсөн анхдагч мэдээлэл бусад модульд ашиглагдаж болзошгүй тул өөрчлөлт хийхийн өмнө зориулалтыг нягтална.
3. Шар талбарыг заавал бөглөх
Эхний үлдэгдлийн Excel загварт шар өнгөтэй талбарууд заавал утга шаардана.
4. Түр хадгалалт ба баталгаажуулалтыг ялгах
Түр хадгалалтын үед шалгуур ажиллахгүй; эцсийн баталгаажуулалтын үед шалгуур ажиллана.
5. Дансны үлдэгдэлтэй тулгах
Мөнгөн хөрөнгө, өглөг/авлага, бараа материал, хөрөнгийн үлдэгдлийг холбогдох дансны үлдэгдэлтэй тус бүрээр нь тулгана.
6. Дебит/Кредит байршуулалтыг шалгах
Дансны эхний үлдэгдэлд дүнг Дебит эсхүл Кредит талд зөв байрлуулна.
7. Мөр нэмэх/хасах үйлдлийг хянах
Өглөг/авлага, бараа материал, хөрөнгийн үлдэгдэлд мөр нэмэх/хасах үед илүү болон дутуу мөр үлдээгүй эсэхийг шалгана.
8. Харилцагчийн регистерийг давхардуулахгүй байх
Харилцагчийг регистерийн дугаараар бүртгэдэг тул давхар бүртгэл үүсгэхээс сэргийлнэ.
9. Цалингийн томьёоллыг болгоомжтой өөрчлөх
Цалингийн үзүүлэлт болон томьёолол нь тооцоололд нөлөөлөх тул байгууллагын шаардлагатай тулгаж байж өөрчилнө.
10. Гүйлгээний нууц үгийг хамгаалах
Гүйлгээний нууц үгийг зөвшөөрөлгүй этгээдэд дамжуулахгүй, шаардлагатай тохиолдолд өөрчилнө.

8. Баталгаажуулахын өмнөх Checklist 

☐  Мастер дата цэсийн үндсэн хэсгүүдийг шалгасан эсэх 

☐  Суурь бүртгэлийн мэдээлэл зөв эсэх 

☐  Дансны төлөвлөгөө зөв эсэх 

☐  Банкны данс холбогдох дансандаа зөв бүртгэгдсэн эсэх 

☐  1-р болон 2-р гарын үсгийн мэдээлэл шаардлагатай бол зөв эсэх 

☐  Харилцагчийн мастер дата зөв эсэх 

☐  Бараа материалын мастер дата зөв эсэх 

☐  Хөрөнгийн мастер дата зөв эсэх 

☐  Хүний нөөцийн мастер дата зөв эсэх 

☐  Цалингийн үзүүлэлт, томьёолол шаардлагатай бол шалгагдсан эсэх 

☐  ПОС болон төслийн мастер дата шалгагдсан эсэх 

☐  Эхний үлдэгдлийн Excel загварын шар талбарууд бүрэн бөглөгдсөн эсэх 

☐  Дансны үлдэгдэл Дебит/Кредит талдаа зөв эсэх 

☐  Мөнгөн хөрөнгийн үлдэгдэл дансны үлдэгдэлтэй тэнцсэн эсэх 

☐  Өглөг/авлагын үлдэгдэл дансны үлдэгдэлтэй тэнцсэн эсэх 

☐  Бараа материалын үлдэгдэл дансны үлдэгдэлтэй тэнцсэн эсэх 

☐  Хөрөнгийн үлдэгдэл дансны үлдэгдэлтэй тэнцсэн эсэх 

☐  Эхний үлдэгдлийг баталгаажуулсан эсэх 

☐  Харилцагчийг регистерийн дугаараар зөв бүртгэсэн эсэх 

☐  Систем ашиглах хэрэглэгчдийг зөв бүртгэсэн эсэх 

☐  Гүйлгээний нууц үгийн тохиргоог шалгасан эсэх 

9. Дүгнэлт 

Мастер дата нь NEXT ERP системийн цаашдын гүйлгээ, тооцоо, тайлангийн суурь мэдээллийг бүрдүүлдэг. Иймээс Source-д өгсөн дарааллыг баримталж суурь мэдээллийг шалгах, эхний үлдэгдлийг төрөл тус бүрээр нь зөв оруулах, харилцагчийг регистерийн дугаараар бүртгэх, систем ашиглах хэрэглэгчдийг бүрдүүлэх нь системийг зөв эхлүүлэх үндсэн алхмууд юм. 

Санамж
Эцсийн баталгаажуулалт хийхээс өмнө бүх мастер дата болон эхний үлдэгдлийн мэдээллийг эх баримт, байгууллагын батлагдсан мэдээлэлтэй тулган шалгана.
Next helpcenter